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Was bedeutet "Personaladministration" ?
Die Summe der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen, die sich auf den arbeitenden Menschen, von seiner Einstellung bis zu seiner Entlassung bzw. Pensionierung beziehen.
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Was braucht es um Unternehmensziele zu erreichen ?
Zielorientierte Massnahmen im Personalbereich und eine geeignete Unternehmenskultur.
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Wo bewegt sich das Personalwesen in einer Firma ?
- Im Spannungsfeld der Interessen-Bereiche zwischen MA und UN.
- Zwischen individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmenden u. den Leistungszielen der UN.
Die gesamte Personalarbeit hat gegenüber den MA, Vorgesetzten u. d. Leitung eine Dienstleistungsfunktion
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Das Ziel der Personaladministration ist ?
- Bereitstellung von Infos über das Personal einer Firma.
- vereinfachen, vereinheitlichen und vermeiden von mehrfachem Erfassen der selben Daten - im Sinne einer Dienstleistung am Kunden.
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Der Aufgabenbereich der Personaladministration ist breit gefächert u. beinhaltet Arbeiten wie :
- Daten für d. Informationsverarbeitungsprozesse verwalten, aufbereiten und up-to-date zur Verfügung zu stellen.
- Entlastung u. Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten.
- In Zusammenarbeit mit d. Führung sinnvolle Verfahren, Systeme u. Instrumente entwickeln u. diese einführen u. betreuen.
- Auswertungen u. Entscheidungsgrundlagen aufbereiten.
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Die Aufgaben der Personaladministration lassen sich gliedern in ?
Personalverwaltungsaufgaben + Verwaltungsaufgaben
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Nennen Sie mögliche Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder Gesetzes wegen durchzuführen sind und zugleich ob sie in Klein- od. Grossbetrieben vorkommen.
- Arbeitszeitsysteme (Grossbetrieb)
- Betriebsanlässe
(beide) - Ein-/Austritte
(Klein-u.Grossbetrieb)- Jubiläen
(beide)- Lohnverarbeiteung
(beide) - Personalrabatte (beide)
- Personalzeitung (Grossbetrieb)Sozialversicherung (beide)
- Statistiken (beide) Zeugnisse (beide)
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Verwaltungsaufgaben, die für personalpolitische u. planerisch-strategische Entscheidungen notwendig sind ; Aufbereitung von Managementzennzahlen wie :
Nenne ebenfalls gleichzeitig ob sie in Klein- od. Grossbetrieben vorkommen.
- Absentismus (Krankheit, Unfallquoten, Ausbildungstage) (beide)
- Salärvergleiche (Grossbetrieb)
- Mitarbeit beim Budgettierungsprozess (Grossbetrieb)
- Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen (beide)
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Nenne 3 mögliche Hilfsmittel, die zur Erleichterung von Routinetätigkeiten die Arbeit wesentlich vereinfachen.
- Checklisten
- Formulare
- Musterbriefe
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Welche Tätigkeiten hat die Personaladministration zu erledigen, bei der Vorbereitung für den Eintritt eines neuen Mitarbeiters ?
- Info an betroffene Stellen (Vorgesetzte, Mitarbeitende, ect.)
- Aufträge an interne Stellen (Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder etc.)
- Kontakt mit Bewerber halten, UL (Geburtstagskarte, Hauszeitung, Infos) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag.Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz, Uniformen ecc.)
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Welche Tätigkeiten hat die Personaladministration zu erledigen, bei der Vorbereitung des Einführungsprogramms ?
- (Götti) bestimmen und instruieren.
- Betroffene informieren
- Termine vereinbaren.
- Allenfalls Anmeldung zur Einführungs-Informationsveranstaltung
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Bei welchen Situationen ist die Personaladministration bei der Einführung eines neuen Mitarbeiters tätig ?
- 1. Arbeitstag
- 1. Woche
- 1. Monat
- am Ende der Probezeit
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Nenne ein paar Tätigkeiten der PA am 1.Arbeitstag.
- Empfang
- Evtl. Übergabe eines Willkommensgeschenks
- Administrative Einführung
- Übergabe Einführungsprogramm
- Übergabe an "Götti"
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Welche Tätigkeit ist in der 1.Woche zu beachten ?
- 1.Woche : Kontrolle, ob der "Götti" und / oder Linienvorgestzte ein Feedback-Gespräch geführt hat.
- 1.Monat :
evtl. weiterführende Informationen an MA.
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Welche Tätigkeit ist im 1.Monat zu beachten ?
evtl. weiterführende Informationen an MA.
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Was ist am Ende der Probezeit zu unternehmen ?
- Evtl. Teilnahme am Probezeitgespräch
- Definitive Aufnahme
- Beendigung Probezeit
- evtl. entsprechende Bestätigung via Mail an alle MA.
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Wie lange müssen Unterlagen in einem Personal-Dossier aufbewahrt werden ?
Kopien der eingegangene u. der ausgegangenen Geschäftskorrespondenz müssen während 10 Jahreaufbewahrt werden. (z.B. für d. Erstellung eines Arbeitszeugnisses + Erteilung von mündlichen Referenzen). Dies gilt auch für Verträge, Lohnabrechn., Lohnausweise usw. Ansonsten besteht für die Unterlagen im Personal-Dossier aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren. Gemäss OR Art. 962
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Dürfen Personendaten an Dritte bekannt gegeben werden ?
Anfragen von Banken, Kreditkartenorg. oder Vermietern über MA bzw. deren Lohn, dürfen nie ohne deren Zustimmung beantwortet werden. Allgemeine Lohndaten od. weitere Informationen die das Arbeitsverhältnis betreffen, sind vertraulich zu behandeln. Anfragen von Amtstellen, SV oder Polizei müssen i.d.R. laut gesetzlicher Verpflichtungen beantwortet werden um Missbräuchen vorzubeugen. Es empfiehlt sich schriftliche Anfragen zu verlangen u. diese auch schriftlich zu beantworten.In allen anderen Fällen darf der AG keine Auskünfte an Dritte erteilen, ohne dass er im Besitz der Einwilligung der betroffenen Person ist ! Dies gilt vor allem für Referenzauskünfte !
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Personaldossier - Begriff
Nennen Sie 4 Beispiele, die die elektronische Personalakte speichert.
- Arbeitsverträge
- Bewerbungsunterlagen
- Bescheinigungen
- Lohnabrechnungen
- Reisebelege
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Dokumentenmanagementsysteme können über eine Schnittstelle angebunden werden. Wie heisst diese Schnittstelle ?
P I S (Personalinformationssystem)
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Inhalt eines Personaldossiers
Was umfasst ein Personaldossier ?
Alle Aufzeichnungen, die den MA und das Arbeitsverhältnis betreffen.
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Zählen Sie einige Unterlagen die in einem Dossier abgelegt werden auf.
- (ENTSTEHUNG) Bewerbungs- und Vertragsunterlagen
- (VERLAUF) MA-Gespräche, Laufbahn, organisatorische Einheiten sowie Abteilungswechsel, Veränderungen, Finanzielles, Stammblatt, Korrespondenz Zwischenzeugnis, Absenzen
- (BEENDIGUNG) Austrittsunterlagen
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Was ist bei der Gliederung eines Personaldossiers zu beachten ?
Es empfiehlt sich, ein einfaches und überschaubares Ordnungsprinzip festzulegen, das auf allen Stufen und in jedem Bereich gleich angewendet wird. So wird die Ablage benutzerorientiert und kann effizient bearbeitet werden.
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Führung eines Personaldossiers ?
Nach Art. 4 DSG hat die Bearbeitung der Personaldaten nach Treu und Glauben zu erfolgen. Der AG darf Daten über den AN nur bearbeiten,soweit sie einen Arbeitsplatzbezug aufweisen undwahrheitsgetreu sind.
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Dürfen Daten über das (private, öffentliche, gewerkschaftliche usw. Freizeitverhalten ausserhalb d. UN, familiäre Verhältnisse ecc... in die Personalakte gesammelt werden ?
Nein, private Daten dürfen nie gesammelt werden.
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Müssen Personaldaten durch unbefugtes Bearbeiten geschützt werden ?
JA ! und zwar durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen ! Wer also innerbetrieblich das Dossier ausgeliehen bekommt, übernimmt die Verantwortung für die betriebliche Diskretion.
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Auf welche spezifischen Notizen hat ein MA kein Anspruch auf eine Einsicht ?
Persönliche Notizen des AG UL betreffend Personal-u. Karriereplanung UL über laufende Verfahren.
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Wer unterschreibt die Arbeitszeugnisse ?
Linienvorgesetzten oder die Personalabteilung. Die Rechtspraxis verlangt lediglich, dass es sich um leitende Angestellte handelt und dies zeichungsberechtigt sind.
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Dürfen Referenzauskünfte in jedem Fall erteilt werden ?
Auskünfte dürfen nur erteilt werden, wenn der Mitarbeitende der Auskunftserteilung zugestimmt hat und den bisherigen AG dazu autorisiert hat
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Was ist besonders wichtig, wenn Sie anderen Firmen Referenzauskünfte über ihren EX-Mitarbeiter erteilen
Notizen immer schriftlich festhalten , wem habe ich welche Auskunft erteilt, falls es einmal Rückfragen geben sollte.
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Formale Anforderung ans Zeugnis? Wie soll ein Arbeitszeugnis gegliedert sein ?
Briefkopf / Ort / Datum der Ausstellung / sowie die Originalunterschriften der ausstellenden Person klar und eindeutig formulieren. Keine Codierung anwenden!!!
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Nenne die 4 Grundsätze über die Ausstellung eines Zeugnisses ?
- 1. es muss vollständig und in erster Linie wahr sein
- 2. Negatives kann oder muss in Zeugnis aufgeführt werden
- 3. die Beurteilung muss wohlwollend sein
- 4. Kündigungsbegründung
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Arbeitszeugnisse
Was ist der Sinn und Zweck von Zeugnissen?
- Es gibt dem AN eine Empfehlung / Orientierung und einen Leistungsausweis
- künftige AG sollen umfassend und aufschlussreich darüber infofmiert werden in wie weit der AN bez.Qualifikation / Leistung und Sozialverhalten der neuen Stelle entspricht
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Kennen Sie weitere Zeugnissarten nebst dem Arbeitszeugnis?
- das Zwischenzeugnis kann jederzeit bei Vorgesetztenwechsel oder Abteilungswechsel eingefordert werden
- das Lehrzeugnis OR Art.346
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Wie hoch ist die Verjährungsfrist ?
Wann verjährt ein Arbeitszeugnis - in welcher Frist ?
Der Anspruch auf Auststellung eines Zeugnisses verjährt erst nach 10 Jahren gerechnet ab dem Ausstellungsdatum.
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Qualifizierte Zeugnisse welche unrichtige Angaben enthalten oder wesentliche Vorkommnisse verschweigen können zu...
Schadenersatzansprüchen gegenüber den neuen AG führen
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Nennen Sie einige Arten der Freisetzung, wenn die Kündigung durch den Arbeitnehmer stattgefunden hat.
- Berufswechsel oder Aufgabe
- zu tiefer Lohn
- zu anspruchsvolle oder unterfordernde Tätigkeit
- schlechtes Klima
- keine Entwicklungsmöglichkeit
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Nennen Sie einige Arten der Freisetzung in einem Arbeitszeugnis, wenn die Kündigung durch den Arbeitgeber stattgefunden hat.
- Betriebsschliessung
- Standortwechsel
- Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
- Strukturelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
- mangelnde Leistung od.mang. Verhalten des AN
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Kennen Sie noch weitere Arten von Freisetzung?
- Pensionierung
- Invalidität
- Todesfall des AN
- von vornherein befristeter Einsatz
- keine Verlängerung der Arbeitsbewilligung
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Was ist das wertvollste an einem standardisierten Austrittsgespräch ?
Am Jahresende kann das Gesamtergebnis aus allen Einzelgesprächen präsentiert werden somit werden alle Punkte angesprochen. Die Personalabteilung kann der GF nach einer Entlassung die Stärken und Schwächen der Firma aufzeigen was zu neuen Personalstrategien führen kann
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Wie findet ein Personalaustritt statt ?
Checkliste erstellen und welcher Gedankenstütze es sein soll
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Das qualifizierte Zeugnis (Vollzeugnis)
- in diesem Zeugnis werden zusätzlich: Leistung und Verhalten des AN beurteilt. Kaderangestellte werden z.B. zusätzlich auf Führungsverhalten, über die Fähigkeit Mitarbeitende zu motivieren, selbständig Ziele zu erreichen und in der Zusammenarbeit beurteilt
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Wie lautet die rechtliche Grundlage im eines Arbeitszeugnisses im OR ?
gemäss OR Art. 330a kann jeder AN jederzeit ein Zeugnis verlangen (also nicht nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses)
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Wie lange ist die BVG Pensionskasse Versicherung nach dem Austritt des MA noch aktiv ?
Die Risikoversicherung gegen Tod / IV läuft 30 Tage nach dem Austritt ab
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Nenne Sie alle Bestandteile eines qualifizierten Arbeitszeugnisses ?
- Titel des Dokumentes (Arbeitszeugnis)
- Angaben zur Person (Name Geb.Dat. Heimatort)
- Anstellungsdauer ( von bis)
- Art der Tätigkeit (Funktion)
- Werdegang ( Entwicklung im Unternehmen)
- Leistungsbeurteilung (Fach- und Methondenkompetenz)
- Verhaltensbeurteilung (Sozialkompetenz)
- Führungsbeurteilung (Führungskompetenz)
- Ort / Datum
- Austrittgrund
- Schlusssatz
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Welches sind die wichtigsten Punkte einer Personalaustritts-Checkliste ?
- Besätigung und Erhalt der Kü.
- Interne Meldung an GL VG IT
- Klären der gegenseitigen Forderungen
- Festlegen des Austrittstermin
- Schlussquali / Zeugnisentwurf
- Aufklären über den Vers.Schutz
- Abmelden bei den Sozialversicherungen
- Zeugnis ausformulieren aushändigen
- Schlusslohnabrechung veranlassen
- Austrittsgespräch Verabschiedung
- Personaldossier-Bereinigung
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Was sind die Ziele eines Austrittsgesprächs ?
Die Firma kann Rückmeldungen erhalten über: Arbeit / Aufgaben /Arbeitsplatz / Infastruktur / Führung / Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits-Aus- u.Weiterbildung / Enwicklungsmöglichkeiten
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Was muss zwingend beim Austritt beachtet werden und muss an den AN kommuniziert werden ?
Unfallversicherung läuft nur bis 30 Tage nach Austrittsdatum weiter, ist bis zu diesem Zeitpunkt kein neues Arbeitsverhältnis abgeschlossen so muss der Ausgeschiedene eine neue Einzel-TGG-Versicherung abschliessen.
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