Grundlagen der Finanzbuchführung

Inventur bedeutet die mengenmäßige Erfassung der Wirtschaftsgüter durch Zählen, Wiegen oder Messen (= körperliche Bestandsaufnahme) zu einem bestimmten Zeitpunkt. Unkörperliche Wirtschafts güter -Forderungen und Schulden -ergeben sich aus Belegen und Buchungen, sie werden durch Buchinventur lediglich wertmäßig ermittelt. Die Buchbestände können durch Saldenbestätigungen der Geschäftsfreunde kontrolliert werden.

Im weiteren Sinne versteht man unter Inventur alle Tätigkeiten, die für die Aufstellung des Inventars notwendig sind, also die mengen-und wert mäßige Erfassung der Wirtschaftsgüter (Vermögenswerte und Schulden).

Auf die körperliebe Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens kann verzichtet werden, wenn ein fortlaufendes Bestandsverzeichnis vorhanden ist, das folgende Angaben enthält (R 5.4 Abs. 4 EStR 2(08):

• (1) genaue Bezeichnung des Gegenstandes,
• (2) seinen Bilanzwert am Bilanzstichtag,(3)den Tag der Anschaffung oder Herstellung des Gegenstandes,
• (4) die Höhe der Anschaffungs-oder
• Herstellungskosten oder, wenn die Anschaffung
• oder Herstellung vor dem 21.6.1948 oder im
• Beitrittsgebiet vor dem 1.7.1990 erfolgt ist, die in
• Euro umgerechneten Werte der DM-Eröffnungsbilanz,
• (5) den Tag des Abgangs.

Es kann als Anlagekartei geführt werden. Fehlt dieses Bestandsverzeichnis oder ist es unvollständig, so kann darin jedoch ein materieller Mangel der Buchführung liegen (R 5.2 Abs. 2 EStR 2(08).

fehlt eine körperliche Bestandsaufnahme oder enthält das Inventar in formeller oder materieller Hinsicht nicht nur unwesentliche Mängel, so ist die Buchführung als nicht ordnungsmäßig anzusehen (R 5.3 Abs. 4 EStR 2008).

Wenn die Pflicht zur Führung von Büchern nicht besteht und auch nicht freiwillig Bücher geführt werden, sind Bestandsaufnahmen nicht erforderlich.

§ 240 HGB verpflichtet jeden Kaufmann sofern nicht § 241a HGB greift -für den Geschäftsbeginn und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres zur Aufstellung eines Inventars, dessen Grundlage die durch Inventur festgestellten Bestände sind.

Außerdem sind gewerbliche Unternehmer und Land-und Forstwirte, die nicht nach § 238 HGB buchführungspflichtig sind, die aber nach § 141 AO Bücher führen müssen, verpflichtet, Bestandsaufnahmen zu machen

Ordnungsgemäße Inventuren sind für die vollständige Erfassung und sachgemäße Bewertung der Wirtschaftsgüter unentbehrlich. Mit ihrer Hilfe sind Bilanzansätze auf Vollständigkeit und richtige Bewertung hin zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Jährliche Bestandsaufnahmen bilden die Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung. Der Gewinnermittlungszeitraum kann nicht länger als ein Jahr sein.

Das Handelsrecht kennt folgende Inventurarten:

• (1) Stichtagsinventur (§ 240 Abs. I und 2 HG B).
• (2) permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 und 3 Nr. 2 HGB),
• (3) zeitverschobene Inventur (§ 241 Abs. 2 und 3 Nr. I HGB),
• (4) Stichproben inventur (§ 241 Abs. I HGB).

Diese Vorschriften haben in R 5.3 EStR 2008 ihren Niederschlag gefunden, soweit es sich um die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens handelt.

Zu (1): Sie ist eine Bestandsaufnahme für einen bestimmten Tag, muss jedoch nicht am Stichtag vorgenommen werden. Sie muss aber zeitnah sein, d.h. sie muss i.d.R. in einem Zeitraum von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Bestandsveränderungen zwischen Aufnahmetag und Abschlussstichtag müssen durch Belege oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden (R 5.3 Abs. 1 EStR 2008).

Nachteil: Wegen großer organisatorischer Schwierigkeiten und wegen des Umfangs der Inventurarbeiten ist u. U. eine vorübergehende Geschäftsschließung notwendig, es kann zu Umsatzeinbußen kommen.

Zu (2): Sie ist immer dann möglich, wenn der fortgeschriebene Bestand am Bilanzstichtag nach Art und Menge auch ohne körperliche Aufnahme anhand von Lagerbüchern bzw. Lagerkarteien festgestellt werden kann. Es sind jedoch folgende Voraussetzungen zu beachten:

•Bestände und deren Änderungen sind in die Lagerbücher/-karteien einzeln nach Tag, Art und Menge einzutragen. Belegnachweis erforderlich!

•In jedem Wirtschaftsjahr muss mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob die ausgewiesenen mit den vorhandenen Beständen übereinstimmen. Die Lagerbücher sind ggf. zu korrigieren. Der Tag der körperlichen Bestandsaufnahme ist im Lagerbuch zu verzeichnen .

•Über die Durchführung und das Ergebnis der körperlichen Bestandsaufnahme sind Aufzeichnungen (Protokolle) anzufertigen. Sie sind unter Angabe des Aufnahmezeitpunkts von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen (H 5.3 (Permanente Inventur) EStH 2008).

Vorteil: Die Inventurarbeiten können auf das ganze Jahr verteilt werden.

Zu (3): Hierbei kann die jährliche körperliche Bestandsaufnahme innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden (R 5.3Abs. 2 EStR 2008). Es wird ein besonderes Inventar auf den Inventurstichtag aufgestellt. Die mengenmäßigen Bestände werden nicht mehr in das Inventar am Bilanzstichtag aufgenommen. Die Veränderungen zwischen Aufnahme-und Bilanzstichtag werden nur noch wertmäßig durch Wertfortschreibung oder Wertrückrechnung berücksichtigt:

• Bei der vorverlegten Inventur erfolgt Fortschreibung:

• Wert des Warenbestandes am Inventurstichtag
• + Wert des Wareneingangs bis zum Bilanzstichtag
• ./.Wert der verkauften Ware
• = Wert des Warenbestandes am Bilanzstichtag

• Bei nachverlegter Inventur erfolgt Rückrechnung:

• Wert des Warenbestandes am Inventurstichtag.
• /. Wert des Wareneingangs vom Bilanzstichtag bis zum Inventurstichtag
• + Wert der verkauften Ware -bewertet zum
• Einstandpreis - im gleichen Zeitraum
• = Wert des Warenbestandes am Bilanzstichtag

Für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb etc. unkontrolJierte Abgänge eintreten und bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern ist weder die permanente noch die zeitlich verlegte Inventur zulässig (R 5.3 Abs. 3 EStR 2008).

Zu (4): Neben den genannten Inventurarten lässt § 241 Abs. 1 HGB auch zu, dass der Bestand der Vermögensgegenstände mithilfe mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt wird Stichprobeninventur). Es wird also nur ein Teil der Bestände körperlich aufgenommen. Dabei muss sichergestellt sein, dass der Aussagewert des Inventars nicht verfälscht wird.

Die Stichprobeninventur ist grundsätzlich auch bei den ersten drei Inventurarten zugelassen

Die durch Inventur aufgenommenen Vermögensteile und Schulden werden in ein Inventar (= Inventarverzeichnis ) aufgenommen.

Das Inventar ist das Verzeichnis. das alle betrieblichen Vermögenswerte und Schulden eines Kaufmanns nach Menge, Art und Wert aufweist. Es enthält also nicht nur das Vorratsvermögen, sondern auch die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. selbst wenn diese bereits voll abgeschrieben sind und nur mit einem Erinnerungswert von 1 Euro zu Buche stehen. Die unter Eigentumsvorbehalt angelieferten Waren sind ebenso aufzunehmen wie Gegenstände, die der Kaufmann zur Sicherheit übereignet hat.

Geringwertige Wirtschaftsgüter i.S. des § 6 Abs. 2 EStG, Sammelposten i.S. des § 6 Abs. 2a E.!;)tG und Wirtschafts güter, die mit einem Festwert angesetzt sind, brauchen nicht in das Inventar aufgenommen zu werden (R 5.4 Abs. I Satz 3 EStR 2008).

Das Inventar ist staffelförmig gegliedert in:

• I. Vermögen
• Schulden
• III. Reinvermögen (Eigenkapital)

Eine weitergehende Gliederungsvorschrift gibt es nicht. Es ist jedoch üblich, das Vermögen in Anlage-und Umlaufvermögen, die Schulden in langfristige und kurzfristige Schulden zu untergliedern .

Das Inventar wird vom Kaufmann nicht unterschrieben (§ 240 HGB). Es muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden (§ 257 Abs. I und 4 HGB).

• Außer dem Inventar muss jeder Kaufmann gem. § 242 Abs. 1 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine kurz gefasste, übersichtliche Gegenüberstellung der Vermögens-und Schuldwerte aufstellen sofern nicht
• § 24 I a HGB greift.

Die Bilanz (lat. bilancia = Waage) ist die wertmäßige Gegenüberstellung des Vermögens (= Aktiva, linke Seite) und des Kapitals (= Passiva, rechte Seite) in Kontenform.

Das Kapital setzt sich aus Eigenkapital und Fremdkapital = Schulden, Verbindlichkeiten) zusammen. Die Summe der Aktiva muss ebenso groß sein wie die Summe der Passiva. sodass man von einer Bilanzgleichung (Bilanzwaage) sprechen kann:

• Vermögen = Eigenkapital + FremdkapitaI
• Aktiva = Passiva

Ist das Fremdkapital größer als das Vermögen, ist also das gesamte Eigenkapital durch Verluste und Entnahmen aufgezehrt, liegt Überschuldung vor. In diesem Falle erscheint ein Ausgleichsposten "Unterbilanz" auf der Aktivseite der Bilanz.

Da die Aktiva über die Mittelverwendung Auskunft geben und die Passiva die Herkunft der eingesetzten Mittel widerspiegeln, kann man die Bilanzgleichung auch definieren als:

• Mittelverwendung = Mittelherkunft
• Investierung = Finanzierung

Die Aktivseite ist nach der Flüssigkeit (Liquidität), nach der Geldnähe gegliedert. Da es in derRegel sehr lange dauert, bis ein Grundstück im Betriebsablauf zu Geld wird, steht das Grundstück unter den Sachanlagen an erster Stelle. der Kassenbestand unter dem Umlaufvermögen an letzter Stelle. Die Passivseite ist nach der Fristigkeit gegliedert. Da die eigenen Mittel das Eigenkapital-dem Unternehmen langfristig bzw. zeitlich unbegrenzt zur Verfügung stehen, sind sie an der ersten Stelle genannt. die kurzfristigen Verbindlichkeiten (z. B. Kreditoren) folgen weiter unten.

Für "kleine" Kapitalgesellschaften ist das folgende Gliederungsschema vorgeschrieben (§ 266 HGB):