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Zielrichtung der Maßnahmen des IKS
- - die Wirksamkeit u. Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit zu sichern
- - die Verlässlichkeit und Ordnungsmäßigkeit der internen und externen Berichterstattung sicherzustellen
- - die Einhaltung der für das Untern. einschlägigen Regelungen und sonstigen Vorschriften zu gewährleisten.
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Risiko Management System fokussiert auf:
Analyse aller Risiken des. U und Früherkennung bestandsgefährdender Risiken
Internes Kontrollsystem fokussiert auf:
Steuerung u. Überwachung von Risiken, die in den betrieblichen Prozessen ihre Ursache haben.
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Beispiele für Externe Risiken:
- - rechtl. u. steuerl. Bedingungen
- - Technologie- Wandel, Innovationen
- - Naturereignisse / Kriege
- - Politische Verhältnisse
- - Konjunktur / Wirtschaftswachstum
- - Investitionsklima
- - Wettbewertbsbedingungen
- - Konsumklima- Preis - / Lohnentwicklung
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Beispiele für Interne Risiken
- - fehlerhafte Beschaffungspolitik
- - inadäquater Führungsstil
- - fehlerhafte F&E- Strategie
- - ungünstiges Betriebsklima
- - mangelnde Produktivität / Rentabilität
- - Personal- Risiken
- - Aufbau- und Ablauforganisation
- - unrealistische Planungen
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Missbrauch/ Fraud
Definition
- umfasst sämtliche Formen einer:
- - vorsätzlichen, rechtswidrigen und schuldhaften Handlung
- - zum Schaden oder Nachteil des Unternehmens
- - durch das Management eines U, die Mitarbeiter, durch Externe
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Formen von Missbrauch / Fraud in U:
Fraud- Tatbestände:
- Korruption: Bestechnung, illegale Vergütung, wirtschaftliche Erpressung, Interessenkonflikt
- - Unterschlagung von Vermögensgegenständen:
- + monetäre Vermögensgegenstände: Diebstahl, betrügerische Auszahlung, Vorwegunterschlagung
- + Vorräte und andere nicht monetäre Vermögensgegenstände: Missbrauch, Diebstahl
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unternehmensbezogener Fraud:
personenbezogener Fraud:
- - Bilanzfälschung
- - Verstöße gegen unlauteren Wettbewerb (u.a. Kartelle, Preisabsprachen)
- - Verstöße gegen EU-Regelungen zu Abgaswerten (Manipulation, Falschdarstellung)
- - Insolvenzverschleppung
- - Schwarzarbeit, Unterschreitung des Mindestlohns
- - Steuerhinterziehung
- - Datenmissbrauch
- personenbezogener Fraud
- - private Urlaubsreisen als Geschäftsreise deklarieren
- - Diebstahl, Bestechung, Unterschlagung, Raubkopien, Spionage, e-Crime
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Indikatoren für Fraud sind:
Hinweise oder Phänomene als Warnzeichen für ein erhöhtes Fraud-Risiko
Die Warnzeichen weisen lediglich auf Fraud hin
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Beispiele: Indikatoren / red flags
Die Materialwirtschaft u. Lagerhaltung sind für Manipulationen der Bestatindserfassung besonders anfällig, ebenso hinsichtlich Diebstahl und Unterschlagung
- Läger:
- - erhöhte Bestandsdifferenzen
- - Erhöhte Ausschuss- und Verschrottungsquoten
- - Zunahme von Barverkäufen
- - Unregelmäßigkeiten bei Retouren
- - Fehlende Funktionstrennung in der Lagerhaltung
- - unbeschränkte Zugriff auf den Lagerbestand
- Vorräte:
- Mangelnde Funktionstrennung zw. Warenannahma und Ausgabe
- - keine festgelegten Bestellschwellen
- - Bestellrhythmus nicht transparent
- - Erhöhte Abschreibungen ohne erkennbaren Grund
- - Fehlende regelmäßige Inventur durch unabhängige Mitarbeiter
- - Bestände an ungewöhnlichen Orten
- - Bestände angeblich nicht zugänglich
- Produktion:
- - Ausgelagerte Bereiche sind nicht in das Kontrollwesen integriert
- - ungewöhnlicher Verschleiß bei Werkzeigen
- - erhöhter Ausschuss oder Materialverlust
- - Fehlende Kosten- und Leistungrechnung
- - Fehlende Statistiken zum Ausschuss
- - Verzögerte Auslieferungen wegen festgestellter Mängel
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Anti-Fraud IKS Maßnahmen:
- - Verhaltenskodex einführen und vorleben
- - Whistleblower-Programme
- - Risiken im Hinblick auf Fraud beurteilen
- - Einbeziehung von geeignetem Personal in die Fraud Risikobeurteilung
- - Einführung spezieller Technologien für effektive Fraud Überwachung (Kameras, IT, tracking)
- - Kontrollaktivitäten hinsichtlich Effektivität überprüfen
- - Fraud Bewusstseintraining durchführen
- - Informationskanäle schaffen, um Unstimmigkeiten an die relevaten Stellen kommunizieren zu können
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Weitere Maßnahmen gegen Risiken
- 1) Organisation
- von "Prozessen" im Unternehmen
2) Interne Kennzahlen für Geschäftsprozesse
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Organisation von Prozessen im Untern.
- um wirksame Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen für Prozesse organisieren u. festlegen zu können, müssen Verantwortliche wissen:
- 1) wie das Unternehmen strukturiert ist (Aufbauorganisation)
- 2) wie die betriebl. Abläufe (Prozesse) im U. organisiert sind (Ablauforganisation)
- daraus erkennt der Verantwortliche:
- - möglicherweise gefährdete Ziele zu jeder Einheit / jedem Prozess / jeder Tätigkeit
- - eventuelle Risiken, die Ziele nicht zu erreichen
- - welche Kontrollmaßnahmen festgelegt werden sollten, die die Risiken minimieren oder ausschalten.
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Aufbau Organisation
Vorteile eines Aufbau Organigramms
- - hierarchische Strukturen werden ersichtlich
- - Regelung der Zuständigkeiten, Stellenbeschreibung, Über/Unterstellungen, Kompetenzen, Verantwortung, Befugnisse, Stellvertretungen, Namen
- - effizienter Informationsaustausch wird ermöglicht
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Ablauf-Organisation
die Ablauf Organisation strukturiert die Leistungserstellung des Untern. in Form von Prozessen
- per Darstellung von Geschäftsprozessen in Übersichten
- geregelt werdenn :
- - wie sind geeignete Arbeitsschritte bis zur Lösung der Aufgabe einander gereiht?
- - mit welchen Hilfsmitteln wird der Arbeitsablauf unterstützt?
- - welche Stelle ist welche Aufgabe zugeordnet?
- - Welches Verfahren ist das günstigste?
den Prozess Abläufen können auch konkrete Verantwortlichkeiten, Befugnisse und die Namen der Stelleninhaber zugerechnet werden
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Kennzahlen
beschreiben angestrebte Zielwerte, ermöglichen damit Steuerung
messen einen aktuellen Systemzustand: ermöglichen damit Überwachung i.d.R. per Soll-Ist-Vergleich
Aussagekraft bestimmt sich nach ihrer Kontruktion nach dem Informationsbedarf der Entscheidungsträger, dh. unternehmensindividuell
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Beispiel RKM für Lager
Abwiclung der Wareneingänge
Die Vorratsbewegungen werden falsch oder unvollständig im Lagersystem erfasst; die Verbuchung von Vorratsbewegungen im Rechnungswesen erfolgt unvollständig oder falsch => Massnahme: Es erfolgt eine periodische Abstimmung der Lagerbuchhaltung mit dem Rechnungswesen. Die Eingaben ins System werden stichprobenweise durch einen zweiten Mitarbeiter überprüft ( Abgleich der Erfassungsbelege mit Warenein- und ausgangsbelegen). Um übermäßige Vorratsbewegungen zu vermeiden, ist der Beschaffungsprozess im Unternehmen so definiert (durch Festlegung von Mindest- Höchstmengen)
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Beispiel RKM für Lager
Durchführung einer Bestandsaufnahme / Inventur
- die physische Bestand stimmt nicht mit dem Systembestand überein ( auf Grund von Schwund, Diebstahl) -> Maßnahme: die Inventur wird einmal jährlich festgestellt, Differenzen im Lager werden im Lagersystem und im Rechnungssystem gebucht. Durchführung erfolgt unter Berücksichtung einer genauen und detailliierten Inventurrichtlinie.
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Beispiel RKM für Lager
keine ausreichende Funktionstrennung vor
- keine Funktionstrennungen zwischen der Verbuchung von Geschäftsvorfällen im Rechnungswesen und der Warenregistrierung im Lager: Eine strikte Funktionstrennung ist zwingend erforderlich.
Maßnahme: Eine strikte Funktionstrennung zwischen Warenbewegung und Registrierung der Warenbewegung ist zwingend erforderlich.
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Aufgabe 1
Die Bauwerkzeuge GmbH handelt mit hochwertigen Bauwerkzeugen für Handwerker per Versand.
Zu ihrem Sortiment gehören im Wesentlichen professionelle Bohr-, Säge-, Fräs- und Poliermaschinen.
Im Vertriebslager lagern die Bauwerkzeuge jeweils in offenen Holzboxen. Eine Kundenlieferung
wird zusammengestellt indem die jeweiligen Holzboxen zur Versandstation transportiert werden,
wo die Entnahme entsprechend dem Kundenauftrag erfolgt. Danach werden die Holzboxen wieder
zurück ins Lager gebracht und eingelagert. Diese Arbeiten erledigen –aus Kostenersparnisgründen-
jeweils die gleichen Mitarbeiter.
Zum 30.06. ist die halbjährliche Inventur durchgeführt worden. Dabei sind erhebliche Bestandsdifferenzen
aufgetreten.
Aufgabe
a) Nennen Sie drei mögliche Ursachen für die festgestellten Bestandsdifferenzen. (3 Punkte)
b) Erläutern Sie für die Bewertung eines Risikos die relevanten Einflußfaktoren und ihre mögliche
Darstellungsart. (6 Punkte)
c) Schlagen Sie vier mögliche IKS-Maßnahmen vor, um zukünftig Bestandsdifferenzen im Lager
zu verringern. (4 Punkte)
- a) 3 Ursachen für die festgestellten Bestandsdifferenzen sind z. B.:
- fehlerhafte Bestandserfassung der Waren bei der Einlagerung im Vertriebslager
- fehlerhafte Erfassung im Rahmen der Kommissionierung für den Kunden
- Fraud: Diebstahl oder Beschädigung im Vertriebslager
- Fraud: Diebstahl oder Beschädigung auf dem Transportweg zur Versandstation
- Fraud: Diebstahl oder Beschädigung innerhalb der Versandstation
- c) 4 Maßnahmen zur Verringerung von Bestandsdifferenzen im Lager sind z.B.: (4 Punkte)
- Arbeitsanweisung zu Einlagerung, Transport und Kunden-Kommissionierung
- Erhöhung der Mitarbeitermotivation (um Diebstahl zu vermeiden)
- personelle Trennung der Funktionen Einlagerung, Transport und Kunden-Kommissionierung
- Schulung der Mitarbeiter in Erfassung im Lagerhaltungsprogramm
- Überwachung per Überwachungskameras
- Überwachung der Erfassung der Bestände bei der Inventur durch eine zweite Person
- Überprüfung der Bestände in kürzeren Zeitabständen
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Aufgabe 2
Die Metall OHG betreibt den Verkauf von Schrott, Erzen und anderen gediegenen Metallen sowohl
als Lagergeschäft als auch als Streckengeschäft. Die Metall OHG kauft dabei die Materialien bei
Schrotthändlern in der Nähe aber auch bei Erzgruben ein; bestimmte Materialien werden auch
aus Schweden beschafft. Für das Streckengeschäft werden die eingekauften Rohstoffe direkt an
die Kunden geliefert, für das Lagergeschäft direkt an die Betriebsstätte der Metall OHG in Köln.
Aufgabe
a) Beschreiben Sie vier Risiken in Bezug auf die Rechnungslegung, die sich aus diesem Geschäftsmodell
für die Metall OHG ergeben können. (4 Punkte)
b) Beschreiben Sie für jedes genannte Risiko in Stichworten jeweils eine Maßnahme (Arbeitsanweisung,
Abrechnung, Verfahrensdokumentation usw.), die dazu geeignet ist, das Risiko zu
verhindern, es zumindest aber vermindern zu können.
- a) Als Risiken in Bezug auf die Rechnungslegung aus diesem Geschäftsmodell können z. B. beschrieben werden:
- ein real existierender Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung nicht erfasst
- ein real nicht existierender Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung erfasst
- die Lieferpapiere dokumentieren eine falsche Liefermenge
- falsches Material wird geliefert
- mit Schadstoffen belastetes Material wird geliefert
- der vereinbarte Verkaufspreis ist unangemessen hoch oder niedrig (z. B. bei Geschäften mit einer Tochtergesellschaft)
- Einräumung nicht genehmigter Rabatte oder anderer Zahlungsbedingungen durch Vertriebsmitarbeiter
- b) Maßnahmen zur Verhinderung bzw. Minderung der genannten Risiken können z.B. sein: (8 Punkte)
- In einem Auftragsbuch werden alle vereinbarten Geschäfte aufgezeichnet; in regelmäßigen Abständen wird das Auftragsbuch mit den in der Finanzbuchhaltung erfassten Geschäftsvorfällen abgestimmt, und Differenzen wird nachgegangen.
- Streckengeschäfte werden nur mit zuverlässigen Lieferanten getätigt, die vorher überprüft worden sind.
- Überprüft wird auch die verwendete Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten.
- Der Nachweis der Liefermengen erfolgt ausschließlich über geeichte Waagen und entsprechende Wiegescheine.
- Aus den Wiegedaten wird eine Mengenstatistik erstellt und mit den Daten des Einkaufs abgeglichen.
- In den Lieferpapieren wird das Material so präzise beschrieben, daß ein sachverständiger Mitarbeiter das Material identifizieren kann. ( Qualität-Check )
- Bei Materialbezug aus Erzgruben darf nur vorher in einem Labor geprüftes Material gemeinsam mit der entsprechenden Dokumentation angeliefert werden.
- Vereinbarungen über die Preisgestaltung sollten vor dem ersten Geschäft schriftlich fixiert sein (z. B. durch ein Rahmenabkommen).
- Bei der Vereinbarung von Tagespreisen sind die für deren Bestimmung notwendigen Parameter vorher festzulegen und jeweils aktuell zu dokumentieren.
- Gewährte Rabatte oder vom Regelfall abweichende Zahlungs- oder Lieferbedingungen sind durch die Geschäftsführung vorher zu genehmigen.
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Aufgabe 3
Der Unternehmer Maxwein besitzt große Ländereien, auf denen während der nächsten vier Jahre
sukzessiv und wiederholt Rindenmulch aus unterschiedlichen Hölzern aufgebracht werden soll.
Die Ländereien liegen nahe einem Münchener Vorort mit Güterbahnhof und Verladestation.
Die Frohnatur OHG erhält von ihm den Auftrag, den jeweiligen Rindenmulch zu konkret festgelegten
Spezifikationen an den festgesetzten Terminen zu liefern. Ihr Lieferant, ein großes Sägewerk
in Schweden, besitzt einen direkten Gleisanschluss. Die Frohnatur OHG vereinbart mit dem
Sägewerk den jeweiligen Rindenmulch direkt an Maxwein im Münchener Vorort zu liefern. Der
Transport erfolgt in preiswerten, offenen Güterwaggons. Die Abrechnung erfolgt ausschließlich
über die Frohnatur OHG.
Der Geschäftsführer der Frohnatur OHG beauftragt Sie, für die Abrechnungsprozesse ein ordnungsgemäßes
internes Kontrollsystem zu organisieren.
Aufgabe
a) Bei Ihrer Risikobeurteilung der Rindenmulch-Lieferungen entdecken Sie Risiken, die vermieden
oder deren Auswirkungen vermindern werden sollen.
Beschreiben Sie kurz drei solcher Risiken für die Frohnatur OHG. (6 Punkte)
b) Erläutern Sie aus Sicht der Frohnatur OHG, welche Einrichtungen/Vorrichtungen vorhanden
sein müssen, um die abrechnungsfähigen Mengen ermitteln zu können, und wo diese installiert
sein sollten.
- 3 x Risikobeurteilung der Lieferungen, z.B.: (6 Punkte)
- der bestellte Rindenmulch wird von dem Sägewerk nicht in der richtigen Spezifikation geliefert (z.B. statt Fichtenmulch wird Buchenmulch geliefert)
- das Sägewerk liefert nicht, verspätet, oder nicht in der bestellten Menge
- die Durchführung des Transports erfolgt nicht bestimmungsgemäß (falsche Waggons, falscher Abladeort, verspätet wegen Verzögerungen auf der Strecke
- weil der Transport in offenen Güterwaggons erfolgt, können klimatische Verhältnisse das Gewicht oder die Qualität des Rindenmulchs negativ beeinflussen
- Für die Erfassung abrechnungsfähiger Mengen sind z.B. erforderlich:
- - Geeichte Waagen
- - Feuchtigkeitsmessgeräte für Holz
- - Qualitätsüberprüfung, ob der Rindenmulch den festgelegten Spezifikationen entspricht
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Die SteinMöbius OHG betreibt einen Großhandel mit Gartenmöbeln. Außerdem stellt sie eigene Gartenmöbel der Marke „Galvanikus“ her und verkauft diese über den Großhandel. Ein Gesellschafter stellt fest, daß es im Bereich der Beschaffung ein erhöhtes Risiko von betrügerischen Aktivitäten gibt.
Aufgaben a) Erläutern Sie beim Risikomanagement kurz wie man bei der
• Risiko-Identifikation und
• Risiko-Bewertung vorgeht. Ergänzen Sie ihre Ausführungen jeweils um ein Beispiel aus dem Bereich Beschaffung. (6 Punkte)
b) Schlagen sie für den Bereich Beschaffung vier Maßnahmen zur Risikominderung vor.
Erläuterung Risiko-Identifikation: Erfassung aller Gefahrenquellen, Störpotenziale und Schadensursachen aus „betrügerischen Aktivitäten“ im Bereich „Beschaffung“ (= Durchführung einer Risiko-Inventur) (2 Punkte) 1 x Beispiel - z.B.: (1 Punkt) • Risiko der unberechtigten Bestellung von Gartenmöbeln durch Mitarbeiter der Beschaffung • Risiko der Bestechung durch Lieferanten in Form von Kickbacks oder Vorteilsgewährung bei der Vergabe von Aufträgen der SteinMöbius OHG • Risiko der Bevorzugung von Lieferanten mit Angebotsabsprachen gegen persönliche Vergütung an Mitarbeiter der SteinMöbius OHG • Risiko: Aufträge der SteinMöbius OHG werden von Mitarbeitern ohne Ausschreibung vergeben, obwohl Richtlinien und Corporate Governance Ausschreibungsverfahren vorsehen Erläuterung Risiko-Bewertung: Von der SteinMöbius OHG im Bereich Beschaffung entdeckte Risiken werden hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihres Schadensausmaßes eingeschätzt sowie nach Priorität sortiert.
- 4 x Maßnahmen zur Risikominderung in der Beschaffung, z. B.: (je 2 Punkte = 8 Punkte) • intern publizierte Richtlinie für den Beschaffungsprozess in der SteinMöbius OHG erstellen
- • Lieferanten-Kodex einführen
- • Korruptionspräventionsstrategie in der Beschaffung der SteinMöbius OHG entwickeln
- • Audits von Lieferantenverbindungen durchführen
- • Schulungen zum Thema Anti-Korruption bei Mitarbeitern der Beschaffung der SteinMöbius OHG durchführen
- • Fraud-Pattern (Indikatoren) in der Beschaffung definieren und danach Ausschau halten
- • Festlegung von klaren Richtlinien für den Umgang mit Zuwendungen an Mitarbeiter der SteinMöbius OHG
- • Trennung der Einkaufsfunktion von der Funktion der Lieferantenzahlung
- • Definition von Wertgrenzen ab der in der SteinMöbius OHG eine zweite Person bei Bestellungen mitentscheidet
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