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Fall 1: Typisches Aufgaben-Muster I
Sachverhalt
Die Geschäfte der Raumflug AG (RFAG), Köln, umfassen die Herstellung und den Vertrieb
von Flugkörpern wie zivile Trägerraketen und Wetterdrohnen, entsprechende Start- und
Landeanlagen, Unterbringungshallen und Service- und Wartungsaktivitäten, die die Gesellschaft
Vorort selbst betreibt.
Ein neuer Vertriebsmitarbeiter bearbeitet die gestiegene Nachfrage nach Wetterdrohnen
in osteuropäischen Ländern. Die meisten der akquirierten Aufträge haben ein relativ
hohes Auftragsvolumen und binden damit jeweils beträchtliche Kapazitäten der RFAG.
Bei der Vergabe der Aufträge geht die Gesellschaft üblicherweise nicht nach den europäischen
Vergaberichtlinien vor sondern nutzt die freihändige Vergabe bzw. das landesübliche
Verhandlungsverfahren.
Aufgabe
a) Stellen Sie vier interne oder externe Risikoquellen im Zusammenhang mit den oben
beschriebenen Vorgängen dar.
b) Beschreiben Sie vier Maßnahmen, mit denen die Risiken vermieden werden sollen
bzw. man ihnen begegnen kann.
c) Beurteilen Sie die Verantwortlichkeit für die Einrichtung eines internen Kontrollsystems.
Gehen Sie dabei auch auf die rechtlichen Grundlagen ein.
- zu Fall 1: Typisches Aufgaben-Muster I
- zu a) 4 Risiken sind z.B.:
- • Korruption durch die Mitarbeiter der Raumflug AG und / oder die Auftraggeber
- • Verantwortliche Mitarbeiter der RFAG können in Versuchung geführt werden, neben
- den Interessen ihres Arbeitgebers ihre eigenen in den Vordergrund zu stellen.
- • Die RFAG kann durch relativ hohes Auftragsvolumen in eine große Abhängigkeit von
- den Auftraggebern kommen.
- • Beim „Verhandlungsverfahren“ kann die Gefahr bestehen, dass bestimmte Eckpunkte
- mit Auftragsfortschritt zu Ungunsten der RFAG „angepasst“ werden.
- • Europäische oder deutsche Haftungs- und Gewährleistungsregelungen bestehen in
- der Regel nicht und können -wenn nicht gesondert vereinbart- bei der RFAG zu
- „bösen Überraschungen“ führen.
- • Politische Einflüsse auf die beabsichtigten Geschäfte, insbesondere die Kollision mit
- den politischen Interessen von Mitbewerbern aus anderen Staaten können schaden.
- b) 4 Maßnahmen z.B.:
- • Vermeidung von Barzahlungen als typische organisatorische prozessintegrierte
- Sicherungsmaßnahme. Damit sollte gewährleistet werden, jederzeit den Empfänger
- einer Zahlung aufgrund von Belegen (z. B. Überweisungsträgern) bestimmen
- zu können.
- • Regelungen, Verfahren und Maßnahmen sollen vom der RFAG eingeführt sein,
- um z.B. keine Lieferanten zu bevorzugen, (z.B. Vier-Augen-Prinzip beim Auslösen
- von Bestellungen)
- • Einführung und Handhabung von Missbrauchsindikatoren für Prozesse als prozessintegrierte
- Sicherungsmaßnahme. Bei der RFAG verlangt dies ein intensives
- Projektcontrolling.
- • IT-Zugriffsberechtigungen als prozessintegrierte Sicherungsmaßnahme
- • externe und interne Revision, die den gesamten Prozess der Wertschöpfung
- durchleuchtet als prozessunabhängige Sicherungsmaßnahme
- • Einführung von Compliance-Regelungen und entsprechende Mitarbeiterschulungen
- c) Die Vorstandsmitglieder der RFAG haben bei ihrer Geschäftsführung „die Sorgfalt eines
- ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden“. § 93 Abs. 1 AktG.
- Sie haben einen geregelten Arbeitsablauf im Unternehmen zu gewährleisten durch organisatorische
- Sicherungsmaßnahmen und entsprechende Kontrollmechanismen.
- Außerdem hat der Vorstand der AG für die Organisation und Buchführung „geeignete
- Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den
- Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.“ § 91 Abs. 2 AktG.
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Fall 2: Typisches Aufgaben-Muster II
Sachverhalt
Zu Beginn des Jahres wird in einer Zweigniederlassung der Raumflug AG in Dortmund
nach neuen Materialien für Treibstofftanks gesucht, weil die Innenflächen von Treibstofftanks
korrodieren können. Im Dezember musste bei einem Kunden in Asien deshalb
ein Start abgebrochen werden. Die Korrosion würde gelegentlich bei der Verwendung
eines bestimmten Treibstoffs auftreten, ließe sich jedoch relativ einfach mit einem speziellen
Korrosionsüberzug kurzfristig beheben.
Auch andere Kunden hätten diesen Mangel bereits vor Monaten reklamiert; die Nachbesserungen
durch Monteure sei aber bisher nie separat erfasst worden.
Die vereinbarte Gewährleistungspflicht beträgt ein Jahr. Es bestehen dafür weder Rückgriffsansprüche
noch Versicherungsschutz.
Der Vorstand möchte von Ihnen Informationen zu möglichen Risiken für das Unternehmen
erfahren.
Aufgabe
a) Leiten Sie drei Risikoquellen ab, die sich aus den beiden Sachverhalten für die RFAG
ergeben können. (3 Punkte)
b) Beschreiben Sie für die von Ihnen unter a) aufgeführten Risikoquellen drei Kontrollmaßnahmen,
die einen geregelten, ordnungsgemäßen Ablauf der Unternehmensaktivitäten
gewährleisten. (3 Punkte)
- zu a) insgesamt 3 Risiken, einerlei ob interne oder externe
- Interne Risiken:
- • die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung ist nicht gewährleistet
- o denn es wurde offensichtlich keine Rückstellung gebildet
- o im Preis kann die Gesellschaft die Kosten für die Monteure nicht korrekt ermitteln,
- da hierfür keine verursachungsgerechten Informationen vorliegen
- • die Geschäftsleitung ist nicht informiert
- • die Vertriebsleitung ist nicht informiert und kann die Kunden nicht ansprechen
- • die Produktionsleitung ist nicht informiert und kann den Produktionsfehler nicht
- beheben
- • Rückgang von Gewinnen, denn Kosten für Reklamationen werden offensichtlich erst
- nachträglich bekannt
- • die Sicherung der Liquidität ist gefährdet (Liquiditätsrisiko), denn wenn die Kunden
- ihre Aufträge stornieren oder keine neuen kommen, kann das Unternehmen ggf. am
- Markt nicht weiterbestehen
- Externe Risiken:
- • Imageprobleme (insbesondere in der sehr sicherheitsbewussten Branche)
- • nachlassende Kundennachfrage, denn wenn ein Start abgebrochen werden musste
- bedeutet dies in der sehr engen und äußerst sicherheitsbewussten Branche Fluggeräte
- möglicherweise eine Abkehr der Kunden von einem unzuverlässigen Lieferanten
- (s.o.)
- • die Wettbewerbsposition ist gefährdet s.o.
- zu b) insgesamt 3 Maßnahmen.
- 1. zu „Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung“
- Maßnahme: Erfassung und Dokumentation der Gewährleistungsfälle
- Jeder Gewährleistungsfall sollte unverzüglich nach Bekanntwerden dem Rechnungswesen
- gemeldet werden. Sinnvoller Weise mittels eines fortlaufend nummerierten
- Formulars. Damit wird sichergestellt, dass alle Gewährleistungsfälle vollständig
- und zeitnah in der richtigen Buchungsperiode erfasst werden können.
- 2. zu „Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung
- Maßnahme: Einholung zusätzlicher Informationen
- Sollte das Rechnungswesen aufgrund der Information per Gewährleistungsformular
- einen Buchungsbeleg mit Wertangaben nicht rechtzeitig erhalten, kann es nachfragen,
- wo die ausstehenden Informationen verblieben sind.
- 3. zu „Rückgang von Gewinnen“
- Maßnahme: Auswertung der Gewährleistungsfälle
- Eine von der Konstruktionsabteilung unabhängige Abteilung (z.B. QM) sollte den
- Sachverhalt bezüglich der Schadenshöhe (Mengen u. Kosten der Schadensbeseitigung)
- berechnen und die tatsächl. Schadensursachen feststellen.
- Die Berechnung wird anschließend von der Abteilungsleitung mit einer Buchungsanweisung
- an das Rechnungswesen zur Verbuchung weitergeleitet (Funktionstrennung).
- Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Gewährleistungsfall mit dem
- richtigen Wert erfasst wird.
- 4. zu „Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung“
- Maßnahme: Einrichtung von Reporting-Richtlinien
- Z.B.: Die Raumflug AG legt gesonderte Aufträge (Kostenträger) für die Durchführung
- von Gewährleistungsarbeiten an. Auf diesen werden alle Materialkosten und Fertigungslöhne
- erfasst. Sie werden zwei Tage nach dem Bilanzierungsstichtag dem
- Rechnungswesen übergeben. Das Rechnungswesen wertet die Gewährleistungsaufträge
- aus und kann so die Inanspruchnahme und Neubildung der Gewährleistungsrückstellungen
- zum jeweiligen Bilanzstichtag ermitteln und nachweisen.
- 5. zu „Imageprobleme“, „Wettbewerbsposition gefährdet“
- Maßnahme: Meldung von Gewährleistungsfällen an die Geschäftsleitung
- Gewährleistungsfälle können, insbesondere wenn sie massiv auftreten, dem Renommee
- der RFAG erheblichen Schaden zuführen. Demzufolge sollte neben dem
- Rechnungswesen ebenso die Unternehmensleitung Information erhalten.
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Fall 3: Bestandsaufnahme u. Bewertung; Risiken
Sachverhalt
Die GutHolz AG, Deutschland, betreibt einen Großhandel mit Naturhölzern aller Art. Zum
31.12. d.J. führt Sie – wie bisher – die Bestandsaufnahme und Bewertung ihrer Vorräte
durch. Die Geschäftserweiterung hat im Laufe des Jahres auch zu neuen Betriebsstätten
in Asien und Nordafrika geführt. Der Vorstand ordnet deshalb an, für die Bestandsaufnahme
und der Bewertung von Vorräten in den ausländischen Betriebsstätten zunächst
eine Risikoaufnahme für bedeutsame Risiken durchzuführen.
Aufgabe
a) Erläutern Sie vier nicht unerhebliche Risiken bei der Durchführung der Bestandsaufnahme
von Vorräten in ausländischen Betriebsstätten. (4 Punkte)
b) Erläutern Sie drei Risiken bei der Durchführung der Bewertung von Vorräten in ausländischen
Betriebsstätten. (3 Punkte)
- zu A) 4 nicht unerhebliche Risiken bei der Bestandsaufnahme von Vorräten in
- ausländischen Betriebsstätten (4 Punkte)
- z.B.:
- • in den Betriebsstätten liegen keine Inventurrichtlinien in der Landessprache vor.
- Die ausländischen Mitarbeiter Vorort haben Unsicherheit über die Vorgehensweisen;
- hinreichende Kenntnisse könnten fehlen um Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten
- • die Inventurlisten werden manipuliert; d.h. die Bestandsaufnahme-Ergebnisse entsprechen
- nicht der Realität
- • Transitwaren (unterwegs befindliche Waren) werden nicht oder falsch erfasst bzw.
- abgegrenzt
- • Verluste auf der Strecke zwischen Muttergesellschaft und ausländischer Betriebsstätte
- werden nicht korrekt erfasst
- • im Ausland werden unterschiedliche Maßeinheiten verwendet, die verwechselt
- werden können
- • Wegen der geringen Größe der Betriebsstätten sind Personen, die die Inventurergebnisse
- erfassen und analysieren die gleichen, die auch vorher das Lagergut gezählt
- haben; d.h. keine Funktionstrennung. Interessenkonflikte könnten entstehen.
- • Konsignationslager bei Kunden –insbesondere im Ausland- werden nicht oder
- falsch erfasst
- • mangels tieferer Kenntnisse werden Lagerhüter, Schrottware etc. nicht getrennt
- markiert und damit nicht als minderwertig ausgewiesen
- • Waagen, Zähleinrichtungen, Messbehälter sind nicht geeicht; es könnten ungenaue
- Mengen erfasst werden
- • die Lager wurden vorher nicht aufgeräumt und die Vorräte übersichtlich geordnet
- so dass keine vollständige Erfassung in der richtigen Vorrätegruppe erfolgt
- • während der Zählungen erfolgen noch Warenein- und -ausgänge, d.h. die korrekte
- Abgrenzung ist nicht gewährleistet
- zu B) 3 x Risiken bei der Bewertung von Vorräten in ausländischen Betriebsstätten
- (3 Punkte)
- z.B.:
- • Waren werden nicht, falsch oder inkonsistent bewertet. Es fehlen aktuelle Preise,
- Währungsproblematiken werden nicht richtig beurteilt, die Bewertungsgrundlagen
- sind nicht klar definiert
- • die Herstellungskosten für selbst produzierte unfertige und fertige Fabrikate werden
- fehlerhaft ermittelt, weil die HGB- und International Financial Reporting Standards
- nicht beherrscht werden
- • Bewertungsregelungen werden falsch angewandt: Z.B. werden die HGB oder IFRSRegeln
- nicht richtig angewendet. Z.B. werden Wertberichtigungen auf den niedrigeren
- beizulegenden Wert (Marktwert) nicht berücksichtigt
- • zur Beurteilung der Werthaltigkeit der Vorräte liegen keine Aging-Listen zur Altersstruktur
- der Vorräte sowie Lagerumschlagslisten vor
- • die Beurteilung der Werthaltigkeit der Vorräte erfolgt auf Wertvorstellungen der
- ausländischen Mitarbeiter, sie weichen von den Wertvorstellungen in Deutschland
- ab (z.B. landestypisch werden Vorräte als gut bezeichnet, tatsächlich sind sie aber
- unbrauchbar)
- • zur Verschrottung freigegebene Waren oder bereits vernichtete Waren sind im Lagersystem
- oder im Rechnungswesen nicht, nicht korrekt oder immer noch erfasst und werden mitbewertet
-
Fall 4: Rechnungsbearbeitung und Forderungen; Risiken
Sachverhalt
Die Schamotte GmbH ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft mit 100 Arbeitnehmern im
Jahresdurchschnitt. Die GmbH betreibt die Herstellung und den Vertrieb von Schamottesteinen
aller Art.
In der Debitorenbuchhaltung überwacht das Mahnwesen die Außenstände und mahnt
säumige Zahlungen an, um Forderungen und Kapitalbindung möglichst niedrig zu halten.
Für den Prozess „zweifelhafte Forderungen“ gelten folgende Zielvorstellungen:
• Verantwortlichkeiten für ausgewiesene Salden sind geregelt.
• Überfällige Forderungen werden identifiziert, die Notwendigkeit von Wertberichtigungen
wird beurteilt und ggf. eine angemessene Wertberichtigung gebucht.
• Nur autorisierte, überfällige Forderungen werden wertberichtigt bzw. ausgebucht.
Aufgabe
Benennen Sie vier Risiken, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung „zweifelhafter
Forderungen“ entstehen können und erläutern Sie diese. (4 Punkte)
- zu Fall 4: Rechnungsbearbeitung und Forderungen; Risiken
- Zweifelhafte Forderungen (4 Punkte)
- Benennung und Erläuterung von 4 Risiken, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung
- „zweifelhafter Forderungen“ entstehen können:
- 4 Risiken, z.B.:
- 1. Fehler im Bestell- bzw. Abrechnungsprozess werden auch unter Zuhilfenahme externer
- Parteien nicht entdeckt.
- Die Kunden können sowohl per Bestätigung von Forderungssalden als auch über die
- Informationen des Beschwerdewesens in den Prozess einbezogen werden.
- 2. Forderungen, die überfällig sind, werden nicht identifiziert, und korrigierende Maßnahmen
- werden nicht ergriffen. Der Kunde wird weiter beliefert.
- Die meisten IT-Systeme beinhalten eine Funktionalität zur Erzeugung einer Altersstrukturliste
- der erfassten Kundenforderungen. Diese Auswertung sollte regelmäßig
- erstellt, und Maßnahmen sollten abgeleitet werden. Insbesondere sollte überlegt werden,
- ob neue Aufträge des Kunden angenommen werden oder der Kunde im System
- gesperrt wird.
- 3. Zweifelhafte Forderungen werden nicht überprüft, bevor sie wertberichtigt werden.
- Regelmäßig sollte eine Übersicht der zweifelhaften bzw. wertberichtigen Forderungen
- erstellt werden.
- 4. Keine bzw. ungeeignete Inkassomaßnahmen werden durchgeführt.
- Der direkte Kundenkontakt sollte für diesen Fall von einer spezialisierten Abteilung
- bzw. einer hierfür geschulten Person gesucht werden. Für jeden Kontakt wird eine Notiz
- über Gegenstand und Datum erstellt.
- 5. Eine Wertberichtigung bei uneinbringlichen bzw. wertgeminderten Forderungen
- findet nicht statt.
- Das Unterlassen von Wertberichtigungen kann zu einem fehlerhaften Periodenabschluss
- führen. Daher sollte regelmäßig die Angemessenheit der Wertberichtigungen
- für zweifelhafte Forderungen überprüft werden.
- 6. Die Geschäftsleistung ist nicht über wesentliche Forderungsausfälle informiert.
- Laufen wesentliche Beträge in den Wertberichtigungen auf (z.B. bei einem Großauftrag),
- sollte die Geschäftsleitung informiert werden (Arbeitsanweisung)
- 7. Die Zuständigkeit ist nicht geregelt.
- Damit erfolgt keine zuverlässige Ermittlung der Wertberichtigungen.
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Fall 5: Gewährleistung; Risikosteuerung
Sachverhalt
Die GutHolz AG importiert auch erlesene Naturhölzer aus Nordafrika. In der deutschen
Produktionsstätte werden daraus erstmals hochwertige Designermöbel für Kunden in
der ganzen Welt hergestellt. Die Beschaffung, die Vor- und Aufbereitung, der Produktionsprozess
und die Lagerhaltung der Naturhölzer und der Endprodukte werden auf Basis
eines Qualitätsmanagements fachgerecht durchgeführt. Für die Designermöbel kann
trotzdem nicht ausgeschlossen werden, daß nach einiger Zeit unter bestimmten Bedingungen
Verformungen und Farbveränderungen entstehen und zu Reklamationen von
Kunden führen. Daraus resultierende Gewährleistungsverpflichtungen verursachen üblicherweise
nicht unerhebliche finanzielle Belastungen.
Aufgabe
Legen Sie drei Steuerungs- und Bewältigungsmaßnahmen fest, die zur Vermeidung oder
Verminderung dieser Risiken führen, und beschreiben Sie deren Wirkung. (3 Punkte)
- zu Fall 5: Gewährleistung; Risikosteuerung
- 3 Steuerungs- und Bewältigungsmaßnahmen, die zur Vermeidung oder Verminderung
- der Risiken führen, unter Angabe deren Wirkung (3 Punkte)
- z.B.:
- • mit Kunden aus Regionen, in denen hohe Temperaturen und / oder hohe Luftfeuchtigkeitsschwankungen
- herrschen, werden die Geschäfte mit Designer-Möbeln aus
- Naturholz eingestellt
- ➢ Damit werden die Risiken vermieden, jedoch auch entsprechende Umsatzerlöse.
- • für Kunden aus diesen Regionen werden die Garantiebedingungen angepasst (z.B.
- Haftungsausschluss für Verformung und Farbveränderung)
- ➢ Damit werden die Produkt-Risiken nicht ausgeschlossen, jedoch einen entsprechende
- finanzielle Belastung daraus.
- • der Produktzweig „Designermöbel“ wird eingestellt, wenn die Reklamationskosten
- zu hoch werden
- ➢ Damit werden die Risiken aus Reklamationen vermieden, jedoch auch entsprechende
- Umsatzerlöse.
- • um das Restrisiko tragen zu können, wird eine Garantierückstellung aufgebaut
- ➢ Damit werden die Risiken / Restrisiken aus den Geschäften nicht vermieden, jedoch
- wird die Tragfähigkeit der Risiken gewährleistet.
- • der Aufwand für finanzielle Mittel zur Begleichung von Garantieleistungen / Rückstellungen
- wird in den Preis des Produkts einkalkuliert
- ➢ Damit wird das finanzielle Risiko aus Garantieleistungen von den Kunden im
- Preis mitbezahlt und für die GutHolz AG tragbar.
- • die Verkäufer der GutHolz AG könnten die Kunden über die möglichen Nachteile solcher
- Naturprodukte zielgerichtet informieren und entsprechend die Haftung dafür
- ausschließen
- ➢ Damit können Garantieforderungen reduziert werden.
- • die GutHolz AG schließt für die Produkthaftung aus den Designer-Möbeln eine Versicherung
- ab
- ➢ Damit zahlt sie an die Versicherung eine Prämie, die sie in die Preise der Produkte
- einkalkuliert und nimmt im Schadensfall Regress bei ihrer Versicherung.
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Fall 6: Verpflichtung zu IKS; rechtliche Aspekte
Sachverhalt
Zur Finanzierung der Geschäftserweiterung hat der Vorstand der GutHolz AG Anfang des
Jahres 2022 die Zulassung von Wandelschuldverschreibungen zum Handel an der Frankfurter
Börse beantragt.
Aufgabe
Benennen und erläutern Sie die Regelungen, welche die GutHolz AG direkt verpflichten
ein Internes Kontrollsystems einzurichten und zu unterhalten.
- Regelungen zur Einrichtung und Unterhaltung eines IKS (6 Punkte)
- • § 93 Abs. 1 AktG (0,5 P.) regelt die allgemeinen Sorgfaltspflichten der Aktiengesellschaft.
- Die GutHolz AG – als Aktiengesellschaft – fällt direkt unter diese Regelung.
- Danach haben die Vorstandsmitglieder bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines
- ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden (1 P.).
- Aufgrund dieser allgemeinen Sorgfaltspflichten wird von Aktiengesellschaften erwartet,
- durch organisatorische Sicherungsmaßnahmen und entsprechende
- Kontrollmechanismen einen geregelten Arbeitsablauf im Unternehmen zu gewährleisten.
- Dies bedeutet die Einrichtung und Unterhaltung eines Risikomanagementsystems
- und eines Internen Kontrollsystems (0,5 P.).
- Für börsennotierte Gesellschaften:
- Gem. § 264d HGB ist die GutHolz AG kapitalmarktorientiert, da sie Wertpapiere gem. § 2
- Abs. 5 WPHG zur Zulassung zum Handel an dem geregelten Markt (Frankfurter Börse)
- beantragt hat. (1 P.) Damit gelten für sie speziell
- • § 91 Abs. 3 AktG (0,5 P.) regelt für börsennotierte Gesellschaften, daß der Vorstand
- ein im Hinblick auf den Umfang der Geschäftstätigkeit und die Risikolage des Unternehmens
- angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem
- einzurichten hat. (1 P.)
- • DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex) (0,5 P.)
- Der DCGK ist ein Regelwerk, das vor allem Empfehlungen und Anregungen zur guten
- Unternehmensführung für kapitalmarktorientierte Unternehmen enthält. Es handelt
- sich um Vorstellungen von „Best Practice“.
- Dieses Regelwerk ist eine Selbstregulierung der Wirtschaft, in der bestehende Regelungen
- für die Einrichtung eines Risiko- und Compliance-Managements –
- und damit auch des Internen Kontrollsystems – wiederholt werden (1 P.).
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Fall 7: Verpflichtung zu IKS; rechtliche Aspekte
Sachverhalt
Die Schamotte GmbH ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft mit 100 Arbeitnehmern im
Jahresdurchschnitt. Ihr Firmensitz liegt in Köln. Susi Stein, die Geschäftsführerin, geht
davon aus, dass die Verpflichtung zu einem internen Kontrollsystem ausschließlich im
Aktiengesetz geregelt sei.
Da die Schamotte GmbH keine Aktiengesellschaft ist, sei die Gesellschaft auch nicht verpflichtet,
ein internes Kontrollsystem einzurichten und vorzuhalten.
Aufgabe
Erläutern Sie Susi Stein die Rechtslage in Bezug auf die Einrichtung eines internen Kontrollsystems
für die Schamotte GmbH unter Angabe der einschlägigen Regelungen.
(6 Punkte)
zu Fall 7: Verpflichtung zu IKS; rechtliche AspekteRechtslage zum Internen Kontrollsystem (6 Punkte)• § 93 Abs. 1 u. 2 AktG regelt die allgemeinen Sorgfaltspflichten der Aktiengesellschaft.Diese Regelung hat Ausstrahlungswirkung: Auch von anderen Unternehmenwird erwartet, durch organisatorische Sicherungsmaßnahmen und entsprechendeKontrollmechanismen einen geregelten Arbeitsablauf im Unternehmen zu gewährleisten,was die Einrichtung eines RMS und IKS erfordert.• Seit 1998 gilt auch § 91 Abs. 2 AktG, der eine Konkretisierung zu „bestandgefährdendenRisiken“ des Unternehmens ist. Dessen Ausstrahlungswirkung für andereGesellschaftsformen wird jedoch nicht einheitlich bejaht.• Für die Gesellschaftsform der GmbH ist die Verpflichtung auch eigenständig in § 43Abs. 1 GmbHG geregelt.• Als mittelgroße Kapitalgesellschaft erstellt die Schamotte GmbH einen Lagebericht(§ 267 Abs. 2 HGB i.V.m. § 289 HGB). Sie ist jedoch keine kapitalmarktorientierteKapitalgesellschaft (§ 264d HGB). Deshalb entfällt für sie ersatzlos die Verpflichtung,die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und des Risikomanagementsystemsim Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess gem. § 289 Abs. 4 HGBzu beschreiben.
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Fall 8: Demotivierte Mitarbeiter; Kontrollumfeld
Sachverhalt
Die FensterLack GmbH ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft mit 100 Arbeitnehmern
im Jahresdurchschnitt. Die GmbH betreibt die Herstellung und den Vertrieb von Farben
und Lacken aller Art. In der Geschäftsleitungssitzung erfahren Sie, eine interne Untersuchung
hat ergeben, dass Mitarbeiter häufig demotiviert sind, insbesondere missachten
sie die im Rahmen des Internen Kontrollsystems eingerichteten Kontrollmaßnahmen
bzw. halten sie nicht ein.
Deshalb schlagen Sie vor, zur Optimierung des Internen Kontrollsystems zunächst Maßnahmen
bezüglich des Kontrollumfelds einzuführen bzw. zu optimieren, da sie für das
gesamte Unternehmen gelten.
Aufgabe
a) Erläutern Sie den Begriff Kontrollumfeld und
geben Sie drei wichtige Faktoren an, die es ausmachen. (2 Punkte)
b) Beschreiben Sie die Wirkung eines ungünstigen Kontrollumfelds. (1 Punkt)
c) Unterbreiten Sie drei Vorschläge, um zu gewährleisten, dass die Maßnahmen des
Internen Kontrollsystems im Unternehmen eingehalten werden. (1 Punkt)
- zu Fall 8: Demotivierte Mitarbeiter; Kontrollumfeld
- a) Definition und 3 Faktoren des Kontrollumfelds
- „Das Kontrollumfeld stellt den Rahmen dar, innerhalb dessen die Maßnahmen des internen
- Kontrollsystems eingerichtet werden und wirken.“ (0,5 Punkte)
- Die Faktoren umfassen, z.B.: (1,5 Punkte)
- • Bedeutung von Integrität und ethischen Werten im Unternehmen
- • Bedeutung der fachlichen Kompetenz im Unternehmen
- • Tätigkeit des Überwachungsorgans
- • Unternehmenskultur und -philosophie sowie das Geschäftsgebaren des Managements
- • Organisationsstruktur
- • Zuordnung von Weisungsrechten und Verantwortung
- • Grundsätze der Personalpolitik
- b) Wirkung ungünstiges Kontrollumfeld (1 Punkt)
- In einem ungünstigen Kontrollumfeld besteht die Gefahr, dass im Internen Kontrollsystem
- eingerichtete Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen von den Mitarbeitern
- nicht beachtet oder nur der Form halber angewendet werden.
- c) 1 Maßnahme zur Stärkung des Kontrollumfelds (1 Punkt)
- z.B.
- • eine Überwachungsinstanz für die Einhaltung der Interne Kontrollsystem-Maßnahmen
- installieren (interne Revision, Beauftragter, Beirat)
- • Schulung der Geschäftsleitung zum Geschäftsgebaren
- • Einrichtung einer angemessenen Organisation der Struktur;
- Schulung des Know hows von Führungskräften;
- Definition von Verantwortlichkeiten und Weisungsrechten
-
Fall 9: Systematik von Kontrollmaßnahmen (Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen)
Sachverhalt
Der Vorstand der Raumflug AG mit Sitz in Köln, hat sich die umfangreichen, im Unternehmen
eingerichteten Kontrollmaßnahmen beschreiben lassen und möchte einen
Überblick. Dazu benötigt er weitere Auskünfte.
Aufgabe
Listen Sie ihm die generelle Unterscheidung von Kontrollmaßnahmen. Erläutern Sie dabei
auch ihre Bedeutung.
- zu Fall 9: Systematik von Kontrollmaßnahmen
- Kontrollmaßnahmen (Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen) können wie folgt
- systematisiert werden:
- Kontrollmaßnahmen auf Unternehmensebene
- ➢ Kontrollen auf Unternehmensebene sind überwiegend Kontrollmaßnahmen des Managements,
- die auf Ebene des Gesamtunternehmens, bei Tochterunternehmen oder
- der jeweiligen Geschäftseinheit durchgeführt und dokumentiert werden. Sie besitzen
- große Bedeutung für die Gesamtheit der Geschäftsprozesse.
- Kontrollmaßnahmen auf Prozessebene
- ➢ Kontrollmaßnahmen auf Prozessebene liegen üblicherweise in der Verantwortung
- des Prozesseigners. Sie beziehen sich auf die Organisation, Steuerung und Überwachung
- der betrieblichen Prozesse.
- Schlüssel-Kontrollen
- ➢ Schlüsselkontrollen (primäre Kontrollmaßnahmen) haben unmittelbaren Einfluss
- auf einzelne oder mehrere Ergebnisse eines Prozesses. Sie gelten als entscheidend
- bzw. wesentlich beeinflussend für den zielkonformen Ablauf von Prozessen. Sie sind
- die am häufigsten angewandten Kontrollmaßnahmen des Managements.
- Normale Kontrollmaßnahmen
- ➢ Normale Kontrollen (sekundäre Kontrollmaßnahmen) werden nicht als entscheidend
- oder wesentlich beeinflussend eingestuft. Sie finden vorwiegend Anwendung,
- wenn Schlüsselkontrollen nicht möglich sind.
- Präventive Kontrollen
- ➢ Präventive Kontrollen sollen unerwünschtes Verhalten oder den Eintritt eines Ereignisses
- von vornherein unterbinden.
- Aufdeckende Kontrollen
- ➢ Aufdeckende (detektive) Kontrollen sind i. d. R. den einzelnen Schritten der Arbeitsprozesse
- unmittelbar nachgelagert und dienen der rechtzeitigen Aufdeckung und
- Korrektur von Fehlern, Betrug oder Auslassungen, bevor sich diese in den Büchern
- des Unternehmens niederschlagen.
- Manuelle Kontrollen
- ➢ Führen Mitarbeiter die Kontrollen durch, handelt es sich um manuelle Kontrollen.
- Diese können auch IT-gestützt sein.
- Automatische Kontrollen
- ➢ Automatische Kontrollen werden auch systembasierte Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen
- genannt. I.d.R. basieren sie auf speziell programmierten IT-Anwendungen.
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Fall 10: JA-Organisation; Kontrollmaßnahmen
Sachverhalt
Der Vorstand Finanzen erkennt bei seiner Analyse der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen,
dass die Komplexität des Jahresabschlussprozesses der börsennotierten
Raumflug AG hohe Anforderungen an die mit dem Abschlussprozess beauftragten Mitarbeiter
stellt. Er möchte gewährleistet wissen, dass alle Aufgaben in sinnvoller Reihenfolge
und im vorgegebenen Zeitrahmen erfüllt werden.
Aufgabe
Stellen Sie dar, mit welchen Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen Sie sicherstellen
würden, dass im Jahresabschlussprozess alle notwendigen Arbeitsschritte ausgeführt
werden und dass der vorgegebene Zeitraum eingehalten wird.
Beschreiben Sie drei entsprechende Kontrollmaßnahmen.
- zu Fall 10: JA-Organisation; Kontrollmaßnahmen
- Kontrollmaßnahmen, die sicherstellen sollen, dass im Jahresabschlussprozess alle notwendigen
- Arbeitsschritte ausgeführt werden sind primär organisatorischer Art.
- Dazu gehören folgende Maßnahmen:
- • Arbeitsablaufdiagramm für den Jahresabschluss-Prozess, aus dem alle Tätigkeiten in
- zeitlicher Reihenfolge sowie die dafür zuständigen Personen erkennbar sind
- • Checkliste für alle zum Jahresabschluss-Prozess auszuführenden Tätigkeiten mit
- Zeitbudget
- (Die Checkliste sollte regelmäßig aktualisiert werden. Die Liste kann gleichzeitig
- dazu dienen, das Management (aber auch die Prüfer) über den Bearbeitungsstand
- und etwaige Bearbeitungsprobleme zu informieren. )
- vorgelagert:
- • Richtlinien für wesentliche Prozesse und Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen
- sollten vorliegen
- • im Rahmen der Aufbau- und Ablauforganisation wird eine klare Aufgabenverteilung
- definiert und sind die Mitarbeiter darüber zu informieren
- • die Verantwortung muss zugewiesen, die Kompetenzen müssen beschrieben, Kontrollen
- eingerichtet sein
- • Schulung der Mitarbeiter zu diesem Thema sollten vorgelagert erfolgen
- • Meetings mit Ablaufplanung sollten vorher und zwischendurch durchgeführt werden
- • einschränkende Urlaubsregelung für den Zeitraum, in dem der Jahresabschluss erstellt
- wird, sollte erstellt und verteilt sein
-
Fall 11: Personalabrechnung; Risiken, organisatorische Maßnahmen
i.R.v. „Segregation Of Duties“
Sachverhalt
Folgende Situation ist Ihnen zu Ohren gekommen:
Durch die Mitarbeiter der „Personalbetreuung“ in der Raumflug AG können entgeltrelevante
Daten im IT-System geändert werden, obwohl diese Aufgabe ausschließlich für die
Mitarbeiter der „Personalabrechnung“ vorgesehen ist. Gleichzeitig ist es für die Mitarbeiter
der „Personalabrechnung“ möglich, Stammdaten zu pflegen.
Aufgabe
Beurteilen Sie, ob darin Risiken in Bezug auf das IKS liegen. Falls ja, geben Sie bitte eine
kurze Erläuterung
Stellen Sie dann Gegenmaßnahmen dar.
- zu Fall 11: Personalabrechnung; Risiken, organisatorische Maßnahmen
- Risiken in der skizzierten Organisation der Personalabteilung sind begründet in einer
- fehlenden Funktionstrennung.
- Danach kann nicht ausgeschlossen werden, dass Mitarbeiter der „Personalabrechnung“
- unberechtigt Stammdaten ändern und anschließend eine Gehaltsabrechnung mit nicht
- genehmigten Summen und Konditionen erstellen.
- Mitarbeiter der „Personalbetreuung“ können hingegen möglicherweise Auszahlungstermine,
- Lohnarten etc. ändern.
- Ohne zusätzliche Kontrollen können dolose Handlungen in diesem Bereich nicht ausgeschlossen
- werden.
- Die Einrichtung von Maßnahmen nach dem Funktionstrennungs-Prinzip durch die
- Vergabe eines Berechtigungskonzeptes zur „Änderung von Stammdaten“ und zur „Ausführung
- von Gehaltsabrechnungen“ würde das Risiko doloser Handlungen in diesem Bereich
- stark senken.
- Die Raumflug AG hat in der Personalabteilung einen Mitarbeiterumfang, bei dem eine
- strikte Trennung der Funktionen auch möglich ist, anderenfalls –eine Funktionstrennung
- käme wegen zu geringer Personaldecke nicht in Frage- würden kompensatorische
- Kontrollen nötig sein, etwa:
- Im IT-System ist es möglich, Änderungshistorien von Stamm- oder Entgeltdaten
- auszuwerten, wobei u.a. der Zeitpunkt der Änderung und der jeweils ausführende
- Mitarbeiter angezeigt werden. Solche Listen wären dann regelmäßig zu überprüfen.
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Fall 12: Debitoren-Bearbeitung; Kontrollmaßnahmen
Sachverhalt
Aus Dortmund erfährt der Finanzvorstand: In der Raumflug AG gibt es Debitorenbuchhalter,
die keine anderen Aufgaben im Rechnungswesen übernehmen.
• Die Kreditlimits werden von einer unabhängigen Stelle genehmigt.
• Monatlich findet eine Abstimmung von Haupt- und Nebenbüchern statt.
• Ebenso wird die Altersstruktur der Forderungen monatlich durch die Debitorenbuchhaltung
analysiert.
• Die Debitorenbuchhalter buchen bei vermeintlich uneinbringlichen Forderungen
nach einem Jahr – oder im Falle einer Insolvenz oder bei ungewöhnlichen Umständen
– eine Wertberichtigung ein.
• Gutschriften werden automatisch nummeriert und mit Wareneingangsmeldungen
aus dem Lager abgestimmt.
Der Vorstand fragt sich, wo liegt eine Schwäche in den beschriebenen Abläufen? Er
schlägt Ihnen vier Aspekte vor:
A. Erstellung von Gutschriften
B. Genehmigung des Kreditlimits
C. Analyse der Altersstruktur der Forderungen
D. Wertberichtigung von überfälligen Forderungen
Aufgabe
Nennen Sie ihre Entscheidung für eine der genannten Alternativen und begründen Sie
diese kurz.
- zu Fall 12: Debitoren-Bearbeitung; Kontrollmaßnahmen
- Lösung:
- D. Wertberichtigung von überfälligen Forderungen.
- Der Debitorenbuchhalter genehmigt und erfasst Transaktionen.
- Die erforderliche Trennung der Tätigkeiten, die zu Interessenskonflikten bei dem Mitarbeiter
- führen könnten, (Funktionstrennung) existiert hier also nicht.
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