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Welche Kriterien muss ein Projekt nach DIN 69901 erfüllen, um als solches bezeichnet zu werden ?
- Definiertes Ziel
- Zeitlicher Rahmen
- Finanzieller Rahmen
- Begrenzte Ressourcen
- Besondere Organisationsform
- Verantwortlicher Leiter
- Vom Tagesgeschäft abweichende Tätigkeit
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Welche Projektarten kennen Sie und worin unterscheiden diese sich?
- Investitionsprojekt
- ->Realisierung technischer Produkte
- ->Schwerpunkt in der Planung
- Forschung und Entwicklung
- ->Anfänglich umkonkret/ohne garantierte Ergebnisse
- Organisationsprojekt
- ->Planung und Umsetzung organisatorischer Prozesse
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In welche Phasen kann ein Projekt eingeteilt werden? Nennen Sie exemplarisch typische Tätigkeiten für die einzelnen Phasen.
- Vorphase
- ->Anforderungen festlegen
- ->Vor- und Nachteile
- ->Kosten abschätzen
- ->Zeitaufwand abschätzen
- Durchführung
- ->Inhaltliche Arbeiten
- ->Fortschrittskontrolle
- ->Kostenkontrolle
- ->Überwachung und Benennung von Planabweichungen
- ->Reaktion auf Abweichung
- ->Dokumentation
- Nachphase
- ->Wartungsarbeiten
- ->Pflege
- ->Garantieleistungen
- ->Ggf. Korrekturen und Änderungen
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Wie sieht der zeitliche Verlauf der einzelnen Projektphasen aus?
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Nennen Sie die an einem Projekt beteiligten Personen.
- Projektleiter
- Teilprojektleiter (bei großen Projekten)
- Projektmitarbeiter (Team)
- Chef/Vorgesetzte
- Kunde/Auftraggeber/Zuschussgeber
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Welche Aufgaben hat der Projektleiter?
- Verantwortung für das gesamte Projekt
- Führt das Projektteam
- Berichtet den Vorgesetzten
- Hält Kontakt zu allen Projektbeteiligten
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Über welche Eigenschaften sollte der Projektleiter verfügen?
- Erfahrungen im Umgang mit Menschen und Führungsaufgaben
- Entscheidungsfreudig mit Mut gegenüber Vorgesetzten
- Überdurchschnittliche Belastbarkeit
- Führung durch Kompetenz und Akzeptanz
- Vernetztes Denken
- Generalist statt Spezialist
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Über welche Eigenschaften sollten die Projektmitarbeiter verfügen?
- Fachliche Eignung
- Großer Erfahrungsschatz
- Kreativität
- Aufnahmefähigkeit
- Begeisterungsfähigkeit
- Anpassungsfähigkeit
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Welche 4 Entwicklungsphasen durchläuft ein Projektteam gruppendynamisch? Erläutern Sie kurz, was in den einzelnen Phasen passiert.
- Orientierungsphase
- ->MA "beschnüffeln" sich
- ->Andere werden eingeschätzt
- ->Feststellung der Position im Team/Warum bin ich im Team?
- ->Profilierungsversuche
- Konfliktphase
- ->Erste Grundsatzdiskussion
- ->Cliquenbildung
- ->Rangfolge/ Wer hat was zu sagen?
- ->Neiddeatten
- Organisations-/Normierungsphase
- ->Erstes Wir-Gefühl
- ->Umgangsformen werden vereinbart
- ->Werte und Regeln werden festgelegt
- ->Zuordnung von Aufgaben
- ->Rollenverteilung
- ->Zieldefinition
- Leistungsphase
- ->MA kooperieren
- ->Akzeptanz und Annerekennung von Leistungen Anderer
- ->Jeder übernimmt Verantwortung
- ->Zufriedenheit
- ->Zusammenarbeit macht Spaß
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Was versteht man bei der Projektbewertung unter dem Begriff „Magisches Dreieck“?
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Erläutern Sie den Unterschied zwischen dem Projektmanagement und dem Krisenmanagement.
- Projektmanagement: Probleme vor ihrer Entstehung vermeiden ( agieren)
- Krisenmanagement: Probleme lösen, wenn sie entstanden sind (reagieren)
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Benennen Sie Anzeichen für das Scheitern eines Projektes.
- Termine und Kosten werden überzogen
- Ergebnisse entsprechen nicht dem Kundenwunsch
- MA sind unzufrieden
- Hektik, Überlastung, Unzuverlässigkeit
- Problemlösung funktioniert nicht
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Nennen Sie Erfolgsfaktoren eines Projektes.
- Ganzheitliches Projekt
- Betonung der frühen Phase
- Horizontale Zusammenarbeit
- Zielorientiertes Handeln
- Klare Absprachen
- Zerlegung des Gesamtprojektes
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Welche Unternehmensstrukturen kennen Sie, worin unterscheiden sich diese?
- Hierarchische Unternehmensstruktur
- Lean Management
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Welche Projekt-Organisationsformen kennen Sie und worin unterscheiden sich diese?
- Hierarchische Organisationsform / Linienorganisationsform
- ->Abteilungsleiter übernimmt die Funktion des Projektleiters
- ->Vorteil: Abteilungsleiter ist PL, keine Weisungskonflikte
- ->Nachteil: Nur für kleine Projekte anwendbar, Abteilung ist
- begrenzt, Alltagsgeschäft kommt dazu
- Matrix Organisationsform ->MA bleiben in ihren Abteilungen
- ->Zusätzliche temporäre Zuordnung zum Projektteam
- ->Vorteile: Personelle Strukturen bleiben erhalten, einfache
- Einbindung neue MA in das Projekt
- ->Nachteile: PL hat keine direkte Weisungsbefugnis, räumliche
- Trennung, unterschiedliche Kenntnisse
- Task-Force Organisationsform ->Für die Dauer des Projektes werden MA aus der
- Linienorganisation herausgenommen
- ->Eigene Projektabteilung
- ->Vorteile: MA sind fachlich und disziplinarisch dem PL
- untergestellt
- ->Nachteile: Einbindung/Reintegration von MA
- ->Nur für länger laufende und große Projekte sinnvoll
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Nennen Sie Nachteile der Matrix Organisationsform.
- PL hat keine direkte Weisungsbefugnis
- Räumliche Trennung
- Unterschiedliche Kenntnisse, Kulturen, Ziele -> Konfliktpotential
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Nennen Sie Faktoren für eine erfolgreiche Projektorganisation.
- Klare Aufgaben, Rollen und Verantwortungen sind definiert
- Kommunikation
- Räumliche Nähe
- Gemeinsame Projektplanung
- Verständnis für die Zusammenarbeit
- Konfliktkultur
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Nennen Sie Indikatoren, die darauf hinweisen, dass die Projektorganisation falsch gewählt wurde.
- Entscheidungen dauern lange
- Konflikte Projekt <-> Linie
- Probleme werden verdrängt/überbewertet
- Klagen über andere Abteilungen
- Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert
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Nennen Sie typische Einzeltätigkeiten, die in der Projektvorphase anfallen.
- Intensives Studium des Lastenheftes
- Erarbeitung möglicher Lösungskonzepte
- Erste Projektplanung
- Grobe Planung der benötigten Ressourcen
- Maßnahmen zur Qualitätssicherung
- Erstellung eines Angebotes
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In welche (vier) Einzelphasen können die Tätigkeiten zur Erstellung einer Ausschreibung unterteilt werden?
- Vorüberlegungen und Vorarbeiten
- Analyse/Studien
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Ausschreibung Lastenheft
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In welche (vier) Einzelphasen können die Tätigkeiten zur Erstellung eines Angebotes unterteilt werden?
- Vorübergegangen und Vorarbeiten
- Durchführung von Analysen
- Konzeption einer fachtechnischen Lösung
- Aufwandsabschätzung
- Ausarbeitung Angebot
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Nennen und beschreiben Sie die technischen Dokumente in der AG / AN Beziehung.
- Lastenheft
- ->Beschreibt die Anforderungen an das zu erstellende System
- ->Beschreibung, was das System tun soll und welche
- Randbedingungen dabei gelten soll
- Fachtechnisches Lösungskonzept
- ->Technische Anlage zum Angebot
- ->Antwort auf die Ausschreibung
- Pflichtenheft
- ->Detaillierte Aufgabenbeschreibung mit Anforderungen und Randbedingungen
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Was versteht man unter einem Lastenheft?
- Beschreibt die Anforderungen an das zu erstellende System aus der Sicht des Anwenders mit allen dazugehörigen Randbedingungen
- Es wird beschrieben, was das System tun soll und welche Randbedingungen dabei gelten, z.B.:
- ->Fertigstellungstermin
- ->Leistungsfähigkeit
- ->Verfügbarkeit
- ->Sicherheit
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Nach welchem Schema sollte ein Lastenheft gegliedert sein?
- Zielsetzung
- Voraussetzung
- Ist-Zusatnd
- Schnittstellen
- Anforderungen an das System
- Reaktion auf unerwünschte Ereignisse
- Qualitätsanforderungen
- Forderungen an den Auftragnehmer
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Wie werden die Forderungen (Requirements) in einem formalen Lastenheft dargestellt?
- Aufgabenstellung im regulären Betrieb
- geforderte Reaktion auf Eingabedaten
- geforderte Genauigkeit der Ergebnisse
- zeitliche Anforderungen im regulären Betrieb
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Was versteht man unter einem fachtechnischen Lösungskonzept?
- Konzeption auf der Grundlage des Lasterhaftes und ggf. aufbauend auf den Erfahrungen ähnlicher Projekte
- Abwägen und auswählen von Lösungsalternativen
- Grobstruktur der Lösung erstellen
- Aufwandsabschätzung und Risikoanalyse
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Welche Minimalanforderungen sollten an ein fachtechnisches Lösungskonzept gestellt werden?
- Beschreibung der Aufgabenstellung
- Alternative Lösungswege
- ->Vor-und Nachteile, Beschränken auf eine Lösung
- Beschreibung der Lösung
- Beschreibung der benötigten Komponenten
- Beschreibung des Zusammenspiels der Komponenten
- Beschreibung der Software, wenn vorhanden
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In welche Tätigkeiten können die Arbeiten des AN bei der Angebotserstellung unterteilt werden. (Vorgehen zur Angebotserstellung)
- Vorüberlegung und Vorarbeiten
- Durchführung von Analysen
- Konzeption einer fachtechnischen Lösung
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Welche Möglichkeiten gibt es, den für einen Vorgang benötigten Aufwand abzuschätzen? Erläutern Sie diese.
- Expertenurteil
- ->Spezialist wird befragt
- Analogmethode
- ->Abgeschlossene bzw. vorherige Projekte werden auf ähnliche Vorgänge analysiert
- Algorithmischen Methode
- ->Unterteilung der Tätigkeiten in möglichst kleine Einheiten
- ->Zuordnung des Aufwandes zu den Einheiten
- ->Multiplikation Zeitaufwand und Anzahl der Einheiten
- ->Berücksichtigung der Komplexität durch Wichtungsfaktoren
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Was versteht man unter einem Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist eine in sich geschlossene, plausible Arbeitsmenge mit einem vordefinierten und kontrollierbaren Ergebnis.
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Nennen Sie die Ziele der Arbeitspakettechnik.
- Planbare Arbeitsumfänge
- Unterschützung der eigenverantwortlichen Bearbeitung von Aufgaben
- Ermöglichung der Aufwandsabschätzung
- Transparenz über das Projekt
- Möglichkeit, den Projektfortschritt verfolgen zu können
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Nennen Sie die Vorteile (Nutzen) der Arbeitspakettechnik.
- Keine ungeplanten Arbeiten
- Realistische Aufwandsabschätzung
- Risiken erkennbar und minimierbar
- Realistische Zeitabsprachen
- Klare Vereinbarungen
- Realistischer Projektplan
- Motivation der Mitarbeiter
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Zeichnen Sie den qualitativen Verlauf der Produktivität eines Mitarbeiters in Abhängigkeit von der Anzahl der Vorgänge, die er parallel bearbeitet.
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Welche unterschiedlichen Kosten müssen bei der Angebotserstellung berücksichtig werden?
- Personalkosten
- Sach-/Materialkosten
- Interne Dienstleistungen
- Auftragsbezogene Fremdkosten
- Sonstige Kosten
- Zuschlagsfaktoren
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Erläutern Sie den Unterschied zwischen einem Lasten- und einem Pflichtenheft.
Das Pflichtenheft ist die Konkretisierung des Lastenheftes auf der Grundlage des fachtechnischen Lösungskonzeptes.
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In welcher Projektphase wird das Lastenheft, in welcher das Pflichtenheft erstellt?
- Lastenheft: Vorphase
- Pflichtenheft: Durchführungsphase
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Welche Instrumente für Projektplanung kennen Sie?
- Einfaches Phasenmodell
- Projektstrukturplan
- Zuständigkeitsmatrix
- Terminplanung (Wasserfall-Modell / Gantt-Diagramm)
- Ressourcen-/Kapazitätsplanung
- Kostenplanung
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Erläutern Sie den Begriff PSP-Code
- Ähneln Gliederungsnummer
- Eindeutig
- Lassen eine Bildung von ähnlichen Tätigkeit zu
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Was verstehen Sie unter dem Begriff „Zuständigkeitsmatrix“?+
- MA und Aufgaben werden auf den jeweiligen Achsen dargestellt
- Durch Markierungen werden den Mitarbeitern die Zuständigkeiten für die jeweiligen Aufgaben zugewiesen
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Was versteht man unter den „Stammdaten eines Einzelvorganges“ beim Gantt Diagramm. Nennen Sie Stammdaten.
- Bezeichnung ("Implementierung der Software")
- Geplanter Anfangstermin ("1.1.2030")
- Geplanter Endtermin ("11.1.2030")
- Ressourcen ("Walter Müller, Service PC")
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Erläutern Sie den Begriff „EE-Verknüpfung“ in der Gantt Darstellung. Nennen Sie ein praktisches Beispiel dazu.
- Ende-Ende-Verknüpfung
- ->2 Vorgänge müssen gleichzeitig beendet sein und haben einen gemeinsamen Nachfolger
- Beispiel:
- ->Software wird erstellt, während die Hardware dafür bereitgestellt wird. Wenn beides fertig ist, kommt die
- Zusammenführung.
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Was versteht man unter einem „kritischen Pfad“ und wie wird er bestimmt?
- Beschreibt den längstem Weg durch den Projektplan
- Vorgänge haben keinen Puffer
- ->Zeitliche Abweichung führt zur Verschiebung des Endtermins
- Farbige Hervorhebung
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Nach welchen beiden Kriterien werden auftretende Risiken bewertet?
- Tragweite
- ->Inwieweit werden Ziele des Projektes bei Eintreffen eines
- unerwünschten Ereignisses gefährdet?
- Wahrscheinlichkeit
- ->Abgeschätzt aus den Erfahrungen ähnlicher Projekte
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Die in einem Projekt auftretenden Risiken werden A, B, C-Risiken klassifiziert. Welche Vorsorgemaßnahmen sind bei den einzelnen Risikoarten zu treffen?
- Risiko-Minderung
- ->Präventive Maßnahmenwerden zur Vorsorge ergriffen
- ->Risiko wird von vornherein begrenzt
- ->Verhinderung, dass überhaupt ein Schaden eintritt
- Eventualfall-Planung
- ->Korrektive Maßnahmen, die bei tatsächlichem Schadenseintritt durchgeführt werden soll
- ->Notfallpläne und Maßnahmenkataloge frühzeitig planen. Nicht erst, wenn das Ereignis schon eingetreten ist -> Stress
- Risiko-Überwachung
- ->Während der Projektlaufzeit auf "schädliche" Ereignisse achten
- ->Eintrittsindikatoren aktiv überwachen
- ->Frühzeitige Erkennung von Problemen und Auswahl der Maßnahmen
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Welche Kommunikationswege gibt es innerhalb eines Projektes? (Wer kommuniziert mit wem?)
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Was versteht man unter dem Begriff „Berichtswesen“ innerhalb eines Projektes?
- Umfasst alle Dokumente, Notizen und sonstige schriftliche Unterlagen, die während des Projektverlaufs in regelmäßigen Abständen entstehen
- Durch Projektleiter wird festgelegt, in welchen Abständen die Berichte abgegeben werden müssen
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Nennen Sie exemplarisch Tätigkeiten, die für die Projektnachphase wichtig sind.
- Projektdokumentation
- Projektabschlusssitzung/ Review
- Nacharbeiten
- Wartung
- Fehlerbehebung
- Arbeiten gem. Garantie / Gewährleistung
- Durchführung von Änderungs- und Erweiterungswünsche des Kunden (Zumutbare Grenzen beachten!)
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Welche Anforderungen werden an eine Projektdokumentation gestellt?
- Lesbar
- Verständlich
- Zusammenhänge, Abläufe, Wirkungsweisen erkennbar
- Aktuell
- Vollständig (aber dennoch Kürze beachten)
- Eindeutig
- Widerspruchsfrei
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Welche Dokumentationsarten treten in einem Projekt auf?
- Entwicklungsdokumentation (->Durchführungsphase)
- Ergebnisdokumentation
- Projektmanagement- und Qualitätssicherungsdokumentation
- Projektabschlussbericht
- Sonstige Dokumente
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Nennen Sie Gründe für fehlende Dokumentation in einem Projekt.
- MA sind im Dokumentieren nicht geschult
- Doku wird als zusätzliche Last empfunden
- Zeitdruck im Projekt
- Ständige Aktualisierung ist immenser Aufwand
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Erläutern Sie den Begriff „Projekt Review“.
Ein Projektreview dient der Nachbetrachtung eines abgeschlossenen Projekts / einer abgeschlossenen Projektphase. Es soll helfen, aus den gewonnen Erfahrungen für zukünftige Projekte / Projektphasen zu lernen.
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Welche Kenngrößen eines Projektes werden beim Projekt Review betrachtet?
- Soll-Definitionen
- Planungswerte
- Ist-Zustand am Projektende
- Zu Prüfen sind:
- ->Termine, Kosten, Qualität, Projektleiter, Projektorganisation
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