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Begriffserklärung Projekt (DIN 69901)
- Projekt: Vorhaben, das durch die Einmaligkeit der Bedingung in ihrer Gesamtheit
- gekennzeichnet ist, z. B. durch
- -Zielvorgaben
- -Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- -Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller Art
- -projektspezifische Organisation
- Zur Bearbeitung eines Projektes ist eine funktionierende temporäre Organisation
- notwendig, welche sich von ihrer Umgebung abgrenzt.
- -zeitliche Abgrenzung (Termine, Zeitplanung…)
- -sachliche Abgrenzung (Ziele, Aufgabenverteilung…)
- -soziale Abgrenzung (Projektleiter, Projektteam…)
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Ziele in der Abwicklung von Projekten
- Erreichen des Projektziels
- - Minimierung von Risiken
- - Erfüllen geforderter Qualität
- - Optimierung zeitlicher Abläufe
- - Wirtschaftliche Abwicklung
- - Transparente Vorgänge
- - Zuverlässigkeit in den Aussagen
-> mittels Projektmanagement
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Definition Projektmanagement
- Das Projektmanagement (PM) beinhaltet die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
- -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes
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Bedeutung des PM
- als Mitglied des Projektteams:
- - Zusammenhänge kennen, korrekte Einordnung von Entscheidungen
- - Erfolgreiches Einbringen in die Projektarbeit
- - Haushalten mit vorhandenen Ressourcen
- als Projektleiter:
- - Kontrolle über alle Teile des Projektes
- - Wissen über die Abläufe im Projekt
- - Faktoren, die das Projekt in seiner Zielerfüllung gefährden, erkennen, vermeiden
- und beseitigen
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Beispiele gescheiterte Projekte
- Elbphilharmonie Hamburg
- Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt
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Wann gelten Projekte als gescheitert?
- -Ein Projekt gilt als gescheitert, wenn mindestens eine Vorgabe aus der Projektdefinition
- - Ziele
- - Begrenzungen (Zeit, Kosten…)
- - projektspezifische Organisation
- - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- nicht erfüllt wurde.
- auch abgeschlossene Projekte können als gescheitert gelten
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vGründe für das Scheitern von Projekten
- schlechtes Projektmanagement:
- mangelnde/ fehlende Planung,
- Informationslücken…
- fehlende Beachtung von Soft-Skills
- Faktor Mensch findet unzureichende Berücksichtigung
- fehlende/ unzureichende Ansätze zur Konfliktlösungen
- Dogmatismus
- Verfechten einer Meinung aus einer starren Position heraus
- Entwickeln einer Idee ohne kritische Prüfung vorliegender Bedingungen
- Fluktuation von Mitarbeitern
- Projektverzögerung durch Wissens-Verlust
- zusätzlicher Zeitaufwand zum Anlernen neuer Mitarbeiter
- Fehlerhafte Kalkulation
- Fehler in Kalkulationen zu Projektbeginn können in der Laufzeit meist nicht ausgeglichen werden
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Drei zentrale Zielgrößen im PM
- Kosten
- Das Projekt wird mit einem festen Budget gestartet.
- Dieses Budget wird nachträglich nicht mehr gekürzt.
- Das Budget wird nicht ohne Grund erhöht.
- Zeit
- Das Projekt wird mit einem festen Zeitrahmen gestartet. Oft gibt es einen fixen Zieltermin.
- Oft kommt es zu einer faktischen Kürzung der Projektlaufzeit, wenn sich der Projektstart verzögert
- Qualität
- Ist der am schwierigsten zu messende Faktor und nicht so klar vorgegeben wie Budget und Zeit.
- Qualitätskriterien müssen im Projekt konkretisiert werden. Über einzelne, konkrete Punkte kann dann ggf. gesprochen werden, ob dieses Qualitätskriterium gehalten werden muss.
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Erweiterung des magischen Dreiecks
- nach Harry Sneed
- bei Projekten mit Pionier-Charakter ergibt sich ein Teil der Anforderungen erst im Rahmen der Projektarbeit
- Leistungsumfang als weitere Zielgröße
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Aufgabenfelder des PM
- integrierende Aufgaben (integration management)
- Umfangsmanagement (scope management)
- Zeitmanagement (time management)
- Kostenmanagement (cost management)
- Qualitätsmanagement (quality management)
- Personalmanagement (human resource management)
- Kommunikationsmanagement (communication management)
- Risikomanagement (risk management)
- Beschaffungsmanagement (procurement management)
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Integrierende Aufgaben
- diese Tätigkeiten verbinden die Tätigkeiten der restlichen Felder miteinander
- Entwicklung des umfassenden Projektplans- Teilpläne aus den anderen Aufgabenfeldern
- Projektleitung
- - Vorgabe konkreter Anweisungen, Entscheidungen fällen etc.
- Projektüberwachung
- - kontinuierliche Verfolgung des Projektablaufs gegenüber Plan
- -Ergreifen von geeignetn Maßnahmen bei Abweichungen
- Planänderungs-Überwachung und -Steuerung
- - Prüfung der Auswirkungen aus Änderungen anhand des Projektplans
- Zurückweisung oder Implementierung der Änderungen im Projekt
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Umfangsmanagement
- Definition des Projektumfanges
- Was ist Aufgabe des Projekts? Was nicht?
- Erarbeiten einer Produktzerlegung
- - In welche handhabbaren Teile sollte man das Gesamtprodukt zerlegen?
- - Wie fügen sich diese Teile zum Ganzen zusammen?
- Umfangsverwaltung
- - Änderungen am Umfang (durch externe Einflüsse, z. B. Kundenwunsch) werden nicht einfach zugelassen, sondern die Auswirkungen überprüft.
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Kostenmanagement
- Kostenschätzung
- Budgetaufstellung
- Kostenüberwachung
- verschiedene Kostenarten sind beispielsweise:
- - Personalkosten, Reisekosten
- - Investitionskosten, Lizenzkosten, …
- Wichtung zwischen Personalkosten und Technikkosten sehr unterschiedlich
- - Software-Entwicklung -> hauptsächlich Personalkosten
- - Schiffsbau ->hoher Kostenanteil für Material und Fertigung
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Zeitmanagement
- Entwickeln einer Aktivitätenliste
- Zu jedem Projekt gehören eine oder mehrere Aufgaben.
- -> (Zeit-) Aufwandsschätzung für die Aktivitäten
- Wie hoch ist der Aufwand (z. B. Personentage)?
- Wie lange dauert die Erledigung (Kalendertage)?
- ->Aufstellung eines Zeit-und Arbeitsplans
- Wie hängen die Aufgaben von einander ab?
- ->Zeitplanüberwachung
- Wird der Plan eingehalten?
- kontinuierliche Fortschreibung des Zeitplans
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Qualitätsmanagement
- Qualitätsplanung
- ->Aufstellen von Qualitätsanforderungen
- Qualitätssicherung
- ->Implementieren geeigneter Kontrollinstrumente zur Prüfung der Qualität
- Qualitätssteuerung
- ->Ergreifen geeigneter Maßnahmen, wenn Qualität vom gestellten Anspruch abweicht
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Personalmanagement
- Personalplanung
- Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnissen
- Prozessmodell & Organisationsplanung
- Aufstellung eines Personalzeitplans
- -> Wie viele Leute mit welcher Qualifikation werden zu welcher Zeit benötigt?
- Team einwerben, Teamformung
- - Mitglieder der Projektgruppe müssen ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln.
- Teamführung
- - Leistung der Mitglieder verfolgen -> Feedback geben
- - Konflikte auflösen
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Kommunikationsmanagement
- Kommunikationsplanung
- Informationsverteilung
- Fortschrittsberichte
- Interaktion mit Beteiligten
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Risikomanagement
- Risiken identifizieren
- Risikoeinschätzung
- Vorbeugung planen
- Gegenmaßnahmen planen
- Risikomanagement- Überwachung (kontinuierlich)
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Beschaffungsmanagement
- Planung und Durchführung der Beschaffung aller Komponenten und Dienstleistungen, die zur Durchführung des Projekts benötigt werden
- Hardware, Software
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Allgemeiner Projektablauf
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Projektvorbereitung
- Festlegung der Projektziele - Zusammenstellung der groben Projekplanung in Koordination mit dem Auftraggeber
- Zusammenstellung und Nutzen von Know-How aus früheren Tätigkeiten und Projekten
- möglichst Durchführung eines Start-Workshops gemeinsam mit Auftraggeber und Projektteam
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Projektdurchführung
- Kontrolle:
- Festlegung des Projektstatus
- Feststellung von Planabweichungen
- Techniken
- -Fortschrittsanalyse
- -Risikoanalyse
- -Maßnahmen zur Qualitätssicherung
- Steuerung:
- Durchführungsentscheidungen
- Korrekturmaßnahmen
- Techniken
- - Risikomanagement
- - Qualitätsmanagement
- - Konfigurationsmanagement
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Projektabschluss
- Zusammenstellung und Präsentation der Projektergebnisse
- gemeinsamer inhaltlicher und emotionaler Abschluss des Projektes
- Sicherung des Know-Hows und der "learned lessons" für nachfolgende Projekte -> Optimierung von Prozessabläufen
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