Projektmanagement

• - Es soll ein definiertes Ziel erreicht werden
• - zeitlicher Rahmen existiert
• - finanzieller Rahmen existiert
• - nur Begrenzte Ressouercen vorhanden
• - besondere Organisationsform existiert
• - verantwortlicher Leiter vorhanden
• - eine besondere, vom Tagesgeschäft abweichende Tätigkeit

• Investitionsprojekte:
• - realisierung "technischer Produkte" als Ziel
• - Schwerpunkt in Planung und Steuerung

• Forschung und Entwicklungsprojekt:
• - Am Anfang oft unkorrekt / Ergebnisse nicht immer garantiert
• - oft mehrere Planungsphasen

• Organisationsprojekt:
• - Planung und Umsetzung organisatorischer Prozesse
• - Besondere Herausforderung psychische Vorgänge bei Mitarbeitern

• 1. Vorphase
• - Anforderungen festlegen
• - Machbarkeitsstudien
• - Vor- und Nachteile bewerten
• - Randbedingungen festlegen
• - Kosten abschätzen
• - Zeitaufwand abschätzen

• 2. Durchführungsphase
• - Planung
• - inhaltliche Arbeiten
• - Fortschrittskontrolle
• - Kostenkontrolle
• - Bennenund von Planabweichungen
• - Reaktion auf Abweichungen
• - Dokumentation

• 3. Nachphase
• - Wartungsarbeiten
• - Pfelgearbeiten
• - Garantieleistungen

• - Projektleiter
• - Projektarbeiter (Team)
• - Chef
• - Kunden / Auftraggeber / Zuschussgeber
• - Teilprojektleiter (bei großen Projekten)

• - ist verantwortlich für gesamtes Projekt
• - Führt das Projektteam
• - berichtet Vorgesetztem
• - hält Kontakt zu allen projektbeteiligten Personen

• - Erfahrung im Umgang mit Menschen und Führungsaufgaben
• - Entscheidungsfreudig,, mit Mut gegenüber dem Vorgesetzten
• - Überdurchschnittlich belastbar, flexibel und frustrationstolerant
• - Vertraut mit grundlegenden Techniken der Kommunikation
• - Führung durch Kompetenz und Akzeptanz
• - Fähigkeit zum vernetzten Denken
• - Generalist statt Spezialist

• - fachliche Qualifikation
• - sozial
• - anpassungsfähig
• - kreativ
• - großen Erfahrungsschatz
• - begeisterungsfähig
• - emotional stabil

• Orientierungsphase
• - Mitarbeiter "beschnüffeln" sich
• - Mitarbeiter versuchen die Anderen einzuschätzen
• - Mitarbeiter versuchen ihre Position festzustellen
• - erste Profilierungsversuche
• - "Warum bin ich im Team und was kann ich für das Projekt leisten?"

• Konfliktphase
• - erste Grundsatzdiskussionen
• - erste Cliquenbildung
• - Festlegung der Rangfolge ("Wer hat was zu sagen?")
• - "Grabenkämpfe" ("Wie kann ich meinem Konkurrenten schaden?")
• - Neiddebatten ("Wieso du und nicht ich?" )

• Organisations- / Normierungsphase
• - erste Anzeichen für ein "Wir-Gefühl"
• - Umgangsformen vereinbart
• - Werte und Regeln festgestellt
• - Zuordnung von Aufgaben festgestellt
• - Rollenverteilung festlegen
• - erste Zieldefinition

• Leistungphase
• - Teammitglieder kooperieren
• - Akzeptanz und Anerkennung von Leistungen der anderen Mitglieder
• - jeder übenimmt Verantwortung
• - es herrscht Zufriedenheit
• - Zusammenarbeit mit Team macht Spaß

Es können immer nur 2 von 3 funktionieren. z.B. Quakität, Geschwindigkeit, Kosten

Projekt: Probleme vor ihrer Entstehung vermeiden (agiert)

Kriesen: Probleme werden gelöst, sobald sie entstanden sind (reagiert)

• - Termine und Kosten werden überzogen
• - Ergebnisse entsprechen nicht dem Kundenwunsch
• - Mitarbeiter sind unzfrieden (ehöht Konflikte)
• - Hektik, Überlastung, Unzuverlässigkeit
• - "Es kommt nicht's raus"
• - Problemlösung funktioniert nicht

• - ganzheitliches Projekt
• - ganzheitliches Projektmanagement
• - Betonung der frühen Phasen
• - Horizontale Zusammenarbeit
• - Zerlegung des Gesammtprojektes
• - Zielorientiertes Handeln
• - klare Absprachen

• Hirarchische
• Ein Geschäftsführer und viele Teilführer

• Lean Management
• Alle Abteilungsleiter gleichberechtigt

• Hirarchische
• - Abwicklung eines Projektes im Rahmen der normalen Linienorganisation
• - Abteilungsleiter übernimmt die Funktion des Projektleiters

• Matrix
• - die Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen
• - Mitarbeiter zustätzlich temporär für die Dauer des Projektes dem Projektteam zugeordnet (Taskforce)

• Task-Force Organisation
• - Für die Dauer des Projekts werden Mitarbeiter aus der Linienorganisation herausgenommen
• - eigene Projektabteilung gebildet

• - Projektleiter hat keine direkte Weisungsbefugnis
• - räumliche Trennung
• - unterschiedliche Kenntnisse
• - unterschliedliche Kulturen
• - unterschiedliche Ziele (Konflikte)

• - klare Aufgaben, Rollen und Verantwortungen definiert
• - (informelle) Kommunikation
• - räumliche Nähe
• - gemeinsame Projektplanung
• - Verständnis für Zusammenarbeit
• - Konfliktkultur

• - Entscheidungen dauern lange
• - Konflikte zwischen Projekt und Linie
• - Probleme werden verdrängt / überbewertet
• - Klagen über andere Abteilungen
• - Verantwortlichkeiten nicht klar definiert

• - intensives Studium des Lastenheftes
• - Erarbeitung möglicher Lösungskonzepte
• - Bewertug alternativer Lösungskonzepte
• - erste Projektplanung
• - grobe Planung der benötigten Ressourcen
• - Maßnahmen zur Qualitätssicherung
• - Erstellen eines Angebotes

• Klärung
• - der Zeilsetzung
• - der Aufgabenstellung
• - wichtigen Anfordeungen
• - Analyse des Ist-Zusatndes
• - Analyse von Zusammenhängen und Informationsflüssen
• - ggf. Aufstellung eines Prozessmodells

• Erarbeitung
• - eines Lösungskonzept
• - Systemstrukturen der Hard- und Software
• - Analyse der Vor- und Nachteile alternativer Lösungen

• Ersten Projektplanung
• - Projektinformationen
• - Definition von Arbeitspaketen (Zeit, Kosten)
• - Erstellen eines Projektplanes

• Grobe Planung der Ressourcen
• - Kosten
• - Personal
• - weitere Einsatzmittel
• - Planung der Qualitätssicherung

• - Vorüberlegung
• - Analyse / Studien
• - Kosten - Nutzen Abschätzung
• - Ausarbeitung Lastenheft

• - Vorüberlegung und Vorarbeit
• - Konzept eines fachteschnischen Lösungskonzept
• - Aufwandsentschädigung
• - Ausarbeitung der Angebotsdokumente

• Lastenheft
• Bestandteil der Ausschreibung (Was? / Warum?)

• Fachtechnische Lösungskonzept
• technische Anlage zum Angebot, Antwort auf die Ausschreibung

• Pflichtenheft
• Detallierte Aufgabenbeschreibung mit Anforderungen und Randbedingungen (Wie? / Womit?)

- beschreibt die Anforderungen an das zu erstellende System aus der Sicht des Anwenders mit alen dazugehörigen Randbedingungen

- Beschreibung was System tun soll und welche Randbedngungen dabei gelten wie z.B. Fertigstellungstermin, Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit

• - Zielsetzung
• - Vorraussetzung
• - Ist Zustand
• - Schnittstellen
• - Anforderungen
• - Reaktion auf Fehler
• - Qualität
• - Forderungen an Auftragnehmer

• - Aufgabenstellung im regulären Betrieb
• - geforderte Reaktion auf Eingabedaten
• - geforderte Genauigkeit der Ergebnisse
• - zeitliche Anforderungen im regulären Betrieb

• - auf Grundlage ds Lestenheftes und ggf. aufbauend auf den Erfahrungen ähnlicher projekte
• - Abwägen und auswählen von Lösungsalternativen
• - Grobstruktur der Lösung erstellen
• - Aufwandsabschätzung und Risikoanlayse

• - Beschreibung der Aufgabenstellung
• - Alternative Lösungswege:
•    - Vor- und Nachteile beleuchten
•    - Beschränkung aus eine Lösung (mit Begründung)
• - Beschreibung von:
•    - Lösung
•    - benötigte Komponenten
•    - Zusammenspiel der Koponenten
•    -der Software, wenn vorhanden

• Vorüberlegung und Vorarbeit
• Beurteilung und Bewertung des Projektes unter den Gesichtspunkten:
• - Firmeninteresse an dem Auftrag
• - Konkurrenzsituation
• - Aufwand für die Angebotserstellung
• - Auftragschancen
• ↪ Entscheidung, ob angeboten werden soll

• Durchführung von Analysen
• - genaue Auswertung der Ausschreibungsunterlagen (Lastenheft)
• - evtl. Rückfragen zum Lastenheft
• - Untersuchung d. technischen Prozesses
• - Klärung von Qualitätsmerkmalen

• Konzeption einer fachtechnischen Lösung
• - auf Grundlage des Lastenheftes und Erfahrung ähnlicher Projekte
• - Abwägen und auswählen von Lösungsalternativen
• - Grobstruktur der Lösung erstellen
• - Aufwandabschätzung und Risikoanalyse

• bzw
• Projektplanung
• - erstellen vorläufiger Projektstrukturplan
• - Bennenen von Arbeitspaketen
• - Ermittlung d. Zeitaufwandes
• - Ermittlung Kosten
• - exakte Risikobewertung
• Ausarbeitung Angebot

• Expertenurteil
• Projektleiter befragt einen Spezialisten für die Tätigkeit des abzuschätzenden Projektteils, Analagmethode

• Analogmethode
• Abgeschlossene / vorherige Projekte werden auf ähnliche Vorgänge analysiert

• algorithmische Methode
• - Unterteilung der Tätigkeiten in möglichst kleine Einheiten
• - Zuordnung des Zeitaufwandes zu den Einheiten
• - Multiplikation Zeitaufwand und Anzahl der Einheiten
• - Berücksichtigung der Komplexität durch Wichtungsfaktoren

Eeine in dich geschlossene, plausible Arbeitsmenge mit vordefinierten und kontrollierbaren Ergebnissen

• - planbare Arbeitsumfänge erhalten
• - eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben unterstützen
• - Aufwandsabschätzung ermöglichen
• - Transparenz über das Projekt
• - Projektfortschritt verfolgbar

• - keine ungeplanten Arbeiten
• - realistische Aufwandsabschätzung
• - Risiken erkennbar und  minimirbar
• - realistische Zielabsprachen
• - klare Vereinabrungen
• - relastischer Projektplan
• - Motivation der Mitarbeiter

• - Personal
• - Material
• - Interne Dienstleistungen
• - auftragsbezogene Fremdkosten
• - Sonstiges
• - Zuschlag (Gewinn)

• Lastenheft
• Vom Auftraggeber (AG) , Aufgaben und Anforderungen

• Pflichtenheft
• vom Angebotnehmer (AN), Projektlösung und Kosten 

• - Lastenheft in Vorphase
• - Pflichtenheft bei Durchführung

• - einfaches Phasenmodell
• - Projektstrukturplan
• - Zuständigkeitsmatrix
• - Terminplanung (Wasserfallmodell / Gant-Diagramm)
• - Ressourcernplan / Kapazitätsplanung
• - Kosttenplanung

Abschnitte werden beschriftet (bsp. 1.2.1.5)

• Top-down
• -bei Erfahrungswerten
• -einzelne Eben ausgehend vom Projektziel schrittweise immer weiter zerlegt
• - Jede Ebene zunächst vollständig erarbeiten, dann weiter zur nächt tieferen
• - vertikale Vorgehensweise, nicht Horizontal

oder

• Bottom up
• - neuartigen Projekte
• - alle zu erledigenden Aufgaben ungeordnet sammeln
• - anschließendes sortieren und mit Oberbegriffen kategorisieren
• - bei neuartigen Projekten vervollständigt dich der Projektplan ggf. im laufe

• - Aufteilung der Aufgaben
• - Matrix mit allen Vorgängen und Mitarbeitern und Kennzeichnugn wer für was verantwortlich und zugewiedern ist

• - Bezeichnung
• - Anfangstermin
• - Endtermin
• - Ressourcen

• - Zwei Vorgänge müssen zeitgleich fertig sein
• - beide Vorgänger haben gemeinsamen Nachfolger

- Beispiel: Kochen, alle Gerichtkomponenten sollen gleichzeitig fertig werden

• - längster Weg durch ein Projekt
• - Vorgänge auf dem Pfad haben keinen Puffer
• - zeitliche Abweichung von diesem Pfad führt zu Verschiebung des Endtermin

(- Wird in PM-Software farbig markiert)

• Tragweite
• Wieweit werden die Ziele des Projektes bei Eintreffen eines unerwünschten Ergeinisses gefährdet?

• Wahrscheinlichkeit
• Wie Wahrscheinlich ist das Auftreten dieses Ereignisses?

• A-Risiken dürfen auf keinen Fall auftreten 
• B-Risiken müssen vermieden werden
• C-Risiken können vernachlässigt werden

• - Projektleiter ist zentraler Ansprechspartner für Mitarbeiter, Kunden und Vorgesetzte
• - Alle Informationen laufen beim Projektleiter zusammen
• - Projektleiter bestimm, an wen die Informationen weiter gegeben werden
• - Projektleiter muss Strategier und Vorgehensweise für die Kommunikation im Projekt festlegen

- umfasst alle Dokumente, Notizen und sonstige schriftliche Unterlagen die während des Projektes in regelmäßigen Abständen entstehen

• - Projektdokumentation
• - Projektsabscgluss / Review
• - Nacharbeiten (gem. Abnahmeprotokoll)
• - Wartungsarbeiten (gem. vertraglicher Vereinbarung)
• - Fehlerbehebung bei Ausfall von Komponenten
• - Arbeiten gem. Garantie / Gewährleistung
• - Durchführung von Änderuns- und Erweiterungswünschen des Kunden (zumutbare Grenzen) -> führen ggf. zu neuem Projekt

• - Kenntnisse über Ergebnisse vermitteln
• - "aus Fehlern lernen"
• - Kommunikation unterstützen
• - effizientes Projektmanagement ermöglichen
• - Pfelge und Wartung ermöglichen
• - Unterlagen für Schulung / Vertrieb bereitstellen

• - Entwicklungsdokumentation (-> Durchführungsphase)
• - Ergebnisdokumentation
• - Projektmanagement- und Qualitätssicherungsdokumentation
• - Projektabschlussbericht
• - sonstige Dokumente

• - Mitarbeiter sind im Dokumentieren nicht geschult
• - Dokumentation wird als zusätzliche Last empfunden
• - Zeitdruck im Projekt
• - ständige Aktualisierung immenser Aufwand

• - dient zur Nachbetrachtung eines abgeschlossenen Projektes (bzw. Projektphase)
• - gewonne Erfahrungen für zukünftige Projekt(-phase) nutzen

• - Termine
• - Kosten
• - Qualität
• - Projektleitung
• - Projektorganisation