Projektvorbereitung.txt

• Ist ein Vorhaben.Ist durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingung gekennzeichnet.
• Zielvorgabe
• Abgrenzung gegeüber anderen Vorhaben
• Projektspezifische Organisation

• Einmaligkeit: keine Routinetätigkeit; unterscheidet sich vom "normalen Tagesgeschäft"
• Zielvorgabe: Ein konkretes, bestimmtes Ziel wird verfolgt
• zeitliche Begrenzung: Anfangs und -endzeit
• Begrenzung finanzieller, personeller Art
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

• Zusammenarbeit mit Menschen mit verschiedenen Fähigkeiten
• Abteilungen verharren in Betriebsblindheit und Abteilungsegoismus. Durch Projekte Bündelung verschiedener Fähigkeiten.
• Wandel von Aufgaben hin zur Ergebnisorientierung
• Möglichkeit, plötzliche oder zielgerichtete Veränderungen herbeizuführen, (verkürzte Reaktionszeit)

• Erfodern häufig zusätzliche Ressourcen
• Konflikte entstehen, da die Arbeitsroutine, betriebliche Hierarchien, Personal und Sachmittelplanungen etc. aus dem Gleichgewicht geraten können
• Gefahr, dass die Begrenzungen überschritten werden (Budget,Zeit, etc)

• A- und B-Projekte zeitliche und finanzieller Rahmen (A>B)
• Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit dem Projekt (Vollzeit-Projekt)
• Projekt ist eine Zusatzaufgabe für die Beteiligten (Teilzeit-Projekt)

Projekt wird anhand der Teamgröße, Dauer, Budget usw festgemacht

• Fremdprojekte (extern) z.b. TDM ruft für ADAC deren Mitglieder an und führt eine Zufridenheitsbefragung durch
• Eigenprojekte (intern) Auftraggeber ist eine Abteilung innerhalb des Unternehmens. T.D.M. plant eine eine Veranstaltung
• Mischprojekte Mitarbeiter = intern, Experten = Auftraggeber (extern)

• Ermittlung der Ziele (-inhalte)
• Überprüfung der Machbarkeit
• Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrags
• BEreitstellung der erforderlichen Ressourcen
• Erstellung einer ersten Planung
• Klärung und Gestaltung der Rahmenbedingungen
• Festlegung und AUfbau der Projektorganisation
• Zusammenführung der Projektmitarbeiter und Regelung der Zusammenarbeit

• =Ist man in der Lage das umzusetzen, zu schaffen bzw lohnt sich der Aufwand
• Machbarkeit: Realisierbarkeit des Projekts wird überprüft
• Projektrisiko: Das Risiko des Projekts muss überschaubar sein
• Wirtschaftlichkeit: Eine Kosten-Nutzen-Realtion wird ermittelt (Rentabilität)

• langfristige Kundenbeziehung
• intensivere Kundenbindung
• verbesserter Kundenservice
• Einsatz nicht ausgelasteter Mitarbeiter
• Kostensenkung

• Begründung des Projekts
• Projektbeschreibung, Projektanlass
• erwartetes Ergebnis, Ziele
• Vorgaben für zeit und Kosten
• Rahmenbedingungen
• Benennung eines Projektleiters
• Risiken für das Projekt

• Projekte zur Personalentwicklung Coachin, Fehlzeitenreduzierung
• Dienstleistungsprojekte KuRü, TV,PE AQ, etc
• Infrastrukturprojekte Ergonomie Arbeitsplatzgestaltung
• IT-Projekte Software,Datenbank

• Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergenis des Projekts.
• Ziele beschreiben erwünschte Zustände nach
• Inhalt und Gegenstand,
• Außmaß und Zeitbezug, die das Unternehmen durch aktives Handeln zu erreichen versucht

• Leistungs- und Qualitätsziele (der MA)
• Prozessziele (neue Technik)
• wirtschaftliche Ziele (Kosteneinsparung)
• Soziale Ziele (Arbeitsklima)
• Sachziele (Erweiterung der Produkte/DL)
• Terminziele (Meilensteine)

• Das Lastenheft ist die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.(SMART-Regel=)
• Spezifisch, Messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch, terminiert

• bildet eine gute Basis für zielgerichtetes und wirtschaftliches Handeln
• schafft eine Grundanlage zur späteren Überprüfung der Zielerreicherung
• erhöht die Wahrscheinlichkeit, die angestrebten Ergebnisse innerhalb des angegebenen zeit- und und Kostenrahmens zu erreichen

• erfodert gewisse Zeit zur Definition und verursacht damit Kosten
• trotz Definiton kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ziele im Projektverlauf ergänzt, modifiziert und verändert werden müssen
• bietet keine Garantie dafür, dass auch die richtigen Ziele verfolgt werden

Auftraggeber und Auftragnehmer konkretisieren detailliert den Projektauftrag. Dies gibt beiden eine Grundlage für die vielen während des Projekts zu treffenden Entscheidungen

Sie vermittelt den Projektbeteiligten, wohin die Reise geht. Sie erkennen durch überprüfen, ob die Ziele erreichen werden.

Projektmitglieder, die zumindest einen Teil der Ziele selbst formuliert haben, sind motivierter. Je mehr Mitarbeiter Mitarbeiter Zielvorgaben akzeptieren, umso stärker können sie sich mit ihnen identifizieren und sich für Realisierung einsetzen, auch wenn während des Verlaufs Schwierigkeiten auftreten sollten

Es lässt sich nur kontrollieren, was vorher festgelegt wurde. Durch die konkret festgelegten Ziele wird die Leistung des Projektteams überprüfbar und Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen

..., lassen sich zahlenmäßig eindeutig erfassen und bewerten (Umsatz, Kosten, etc)

,... wie soft facts. lassen sich nicht messen. (Kundenzufriedenheit, etc)

Bsp.: Das Ziel muss zum 31.12. erreicht werden, da ab dem 01.01. andere Gesetze gelte.

=Nebenziel (Bsp. Zusätzlich zu der Outboundaktion XYZ wird eine kurze Gesprächsdauer erwünscht)

• FRISTIGKEIT
• kurzfristig: <1 Jahr
• mittelfristig: 1-3 Jahre
• langfristig: >3 Jahre

Sachziele/Projektergebnis auch Leistung/Qualität

• ist ein umfassendes Führungskonzept, das dazu dient, ein Projekt termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchzuführen.
• ist immer kundenorientiert, prozessorientiert

• Vorbereitung: Detailplanung, Organisation
• Durchführung: mit geeigneten Instrumenten werden IST-Daten ermittelt
• Kontrolle: um bei Fehlentwicklungen einzugreifen

• Der Projektplan ist die Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen (Teil-) Pläne.
• Dient dazu den Auftrag zu strukturieren.

• dem Team wird eine Richtung vorgegeben
• über Ziele und Aufgabenverteilung herrscht Klarheit
• Grundlage für die Projektkontrolle und -streuerung
• Reporting wird gewährleistet

• Um den Überblick nicht zu verlieren, wird systematisch nach Phasen vorgegangen, die selbst definierbar sind
• Aktivitäten, Termine, Kapazität/Bedarf, Mitarbeiter, Kosten

• je komplexer das Projekt, desto mehr Phasen sollten eingeplant werden
• die Phasen sollten betitelt werden
• die Phasen sollten überschaubere und abgrenzbare Aufgaben enthalten

• Ein Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige, hierarchische Anordnung aller Arbeitspakete/Teilaufgaben eines Projekts.
• Bildet die Basis für die Ablauf- und Terminplanung

• Orietierung am Projektziel: Die Projektziele werden dabei in wesentliche Bestandteile zerlegt
• Orientierung an Projektphasen: Man zerlegt den Weg, der zum Erreichen des Projektziels zurückgelegt werden muss, in kleinere, meist chronologisch geordnete Teilaufgaben.

• Wenn die Aufgabenstruktur (PSP) incl. aller Arbeitspakete geklärt ist beginnt die Projektablaufplanung.
• Bedeutung im Klartext= Einhaltung von Terminen

Bei der Terminliste handelt es sich um eine möglichst chronologische Aufzählung aller im Projektstrukturplan dargestellten Arbeitspakete mit Angaben von Terminen

• Bei dem Balkenplan handelt es sich um eine Matrix aus Kalenderdaten und Vorgangslisten. Die Vorgänge sind in der Regel die einzelnen Arbeitspakete.
• 

Mit der Personalbedarfsplanung ermittelt der Projektleiter, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikation er wann und wo benötigt.

• Der Personalbedarf wird nach der Kapazität/Volumen ermittelt.
• MAK = Mitarbeiterkapazität

• AHT*Gesprächszahl+sonstige Produktivitätszeitenx100
• Netto-Anwesenheitszeit

prognostiziertes Anrufvolumen*prognostizierte AHT/erwartete Auslastung

durchzuführendes Anrufvolumen*prognostizierte AHT/erwartete Auslastung

• Es wird nach verschieden Kompetenzen das Personal ausgewalt
• Fachkompetenz (Fachwissen),
• Methodenkompentenz (Lernfähig),
• Sozialkompetenz (Teamfähig),
• kommunikative Kompetenz (Wording, Performance)

• Mittels Projektstrukturplan und Projektablaufplan lässt sich jetzt der Projektaufwand ermitteln.
• Als Aufwand bezeichnet man den gesamten Werteverzehr einer Abrechnungsperiode, welcher das Eigenkapital mindert. (Kostenplan und Risiken)

• Ziele sind unklar oder änder sich laufen (Ziele)
• Projektmitarbeiter verfügen nicht über genügend Kompetenzen und Ressourcen (Organisation/Personal)
• Termine nicht eingehalten oder unzureichende Qualität der Ergebnisse (Vorgehen/Umsetzung)

Ein Arbeitspaket bezeichnet eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projekts, die bis zu einem bestimmten Termin mit einem festgelegten Ergebnis zu bearbeiten ist.

• zur Spezifizierung der einzelnen Aufgaben
• als Baustein der Kostenplanung
• zur Festlegung von Schnittstellen

Meilensteine sind Ereignisse von besonderer Bedeutung , i.d.R. Feststellungen eins Projektabschnittes oder Teilprojekts. Sie sind Zwischenergebnisse.

Bei einem Projekt ist die Schnittstelle das Endergebnis einer Projektphase, die den Start einer anderen Phase auslöst und als Zwischenergbnis für die Bearbeitung weiterer Arbeitspaket dient.

...sind auf die Veränderung des Produktions- und Absatzprogramm des Unternehmens

...zielen auf Veränderungen der Strukturen und ABläufe im Unternehmen hin

• Team kann konzentriert und zügig am Projekt arbeiten
• wenig störende Einflüsse von außen
• eventuell stärkerer Teamgeist
• schnelle Entscheidungen möglich

• Mitarbeiter müssen von anderen Aufgaben abgezogen werden
• häufig nur in größeren Unternehmen möglich
• Wiedereingliederung der Mitarbeiter nach Projektende oft schwierig